Loonkosten berekenen: wat kost een medewerker echt?

Van brutoloon naar loonkosten

Het brutoloon is het startpunt. Daarbovenop komen vakantiegeld, wettelijk minimaal acht procent van het brutoloon, en eventuele andere vaste toeslagen zoals een dertiende maand. Dan volgen de werkgeverslasten: de premies voor werknemersverzekeringen en de werkgeversbijdrage voor de zorgverzekering. Heb je een pensioenregeling, dan betaal je daar als werkgever meestal het grootste deel van. Samen komen de totale loonkosten in veel gevallen uit op ruwweg 1,3 tot 1,5 keer het brutoloon, afhankelijk van de cao, de pensioenregeling en de premies.

Vergeet de overige kosten niet

• Werkplek, laptop, telefoon en software.
• Reiskostenvergoeding of een auto van de zaak.
• Opleidingen en cursussen.
• Werving en inwerken, vooral bij nieuwe medewerkers.
• Verzuimverzekering en arbodienst.
• Personeelsuitjes en relatiegeschenken.

Deze kosten verschillen sterk per functie en per bedrijf, maar ze zijn zelden te verwaarlozen. Tel ze daarom mee in je berekening, als vast bedrag per medewerker of als percentage.

Productieve uren

Een medewerker met een fulltime contract werkt op papier ongeveer achttienhonderd uur per jaar. Maar daar gaan vakantiedagen, feestdagen, ziekte, opleiding en overleg vanaf. Bij dienstverleners komt daar nog de tijd bij die niet aan klanten kan worden besteed, zoals administratie en acquisitie. In veel bedrijven blijft er daardoor een stuk minder over aan productieve of declarabele uren. Die uren moeten de kosten terugverdienen.

Een rekenvoorbeeld

Een medewerker verdient € 3.500 bruto per maand, € 42.000 per jaar. Met vakantiegeld, werkgeverslasten en pensioen komen de loonkosten uit op ongeveer € 57.000. Met werkplek, opleiding en overige kosten wordt dat zo’n € 62.000. Is de medewerker 1.400 uur per jaar productief, dan is de kostprijs ongeveer € 44 per productief uur. Daar moeten dan nog de algemene kosten van het bedrijf, zoals huur, software en management, en de winst bovenop. Een tarief van € 60 per uur, dat op het eerste gezicht ruim lijkt, laat dan weinig marge over.

Waarom dit belangrijk is

Wie zijn loonkosten onderschat, zet tarieven te laag, neemt te snel mensen aan of ziet de marge ongemerkt dalen bij loonstijgingen. Een goede berekening helpt bij drie beslissingen: kan ik deze medewerker betalen, welk tarief moet ik rekenen, en wat betekent een cao-verhoging voor mijn marge? Reken het daarom bij elke aanname en bij elke tariefwijziging opnieuw door.

Loonkosten en subsidies

Er zijn regelingen die de loonkosten kunnen verlagen, bijvoorbeeld voor het in dienst nemen van mensen met een arbeidsbeperking, voor oudere werknemers of voor bepaalde vormen van onderzoek en ontwikkeling. Welke regelingen van toepassing zijn, hangt af van de situatie. Laat bij elke aanname toetsen of er een regeling is die je kunt benutten.

Volg het in je cijfers

Neem de loonkosten en de productiviteit op in je maandelijkse cijfers. Hoeveel procent van de omzet gaat naar personeel? Hoe ontwikkelt de productiviteit zich? Bij dienstverleners is het aandeel declarabele uren een van de belangrijkste stuurgetallen. Een paar procent meer productiviteit maakt vaak meer verschil dan een tariefverhoging.

Aannemen of uitbesteden?

Met de echte kosten per productief uur kun je ook beter beslissen tussen aannemen en uitbesteden. Een zzp’er of uitzendkracht lijkt per uur duurder, maar je betaalt alleen voor de uren die je echt nodig hebt, zonder vakantiegeld, verzuim of leegloop. Een vaste medewerker is goedkoper per uur, maar alleen als je hem het hele jaar productief kunt inzetten. Bij structureel werk is een vaste medewerker meestal voordeliger; bij pieken of specialistisch werk vaak niet. Reken beide scenario’s door, inclusief de tijd die het kost om iemand in te werken.

Een voorbeeld

Een installatiebedrijf rekende jarenlang met een uurtarief dat was gebaseerd op het brutoloon plus een vaste opslag. Na een herberekening met de werkelijke loonkosten, de overige kosten en het werkelijke aantal productieve uren bleek de kostprijs per uur bijna een kwart hoger te liggen dan gedacht. Het bedrijf paste zijn tarieven stapsgewijs aan en ging scherper sturen op de productiviteit van de monteurs. Binnen een jaar was de marge weer op niveau, zonder dat er klanten vertrokken.

Maak de berekening tot slot zichtbaar voor je leidinggevenden. Wie weet wat een productief uur kost, kijkt anders naar planning, leegloop en overwerk, en begrijpt beter waarom tarieven zijn zoals ze zijn.

Een heldere loonkostenberekening is daarmee geen boekhoudkundige exercitie, maar een stuurinstrument. Het laat zien wat een medewerker moet opleveren, waar je tarieven moeten liggen en hoeveel ruimte er is om te groeien.

Veelgestelde vragen