Zo houd je je administratie het hele jaar op orde

Waarom een ritme werkt

Een administratie bijhouden is geen grote klus als je het regelmatig doet. Het wordt pas een klus als het zich opstapelt. Een vast ritme maakt het een gewoonte: een paar minuten per dag, een half uur per week, en een vast moment per maand. Dan is de btw-aangifte een formaliteit en de jaar­rekening snel klaar.

Dagelijks en wekelijks

• Scan bonnen direct met een app, voordat ze kwijtraken.
• Verstuur je verkoopfacturen meteen na levering of afronding.
• Laat inkoopfacturen digitaal binnenkomen op één vast adres.
• Beantwoord vragen van je administratie­kantoor snel, zodat er niets blijft liggen.

Maandelijks afsluiten

Spreek een vaste maandafsluiting af: alle facturen verwerkt, bank aangesloten en openstaande posten gecontroleerd. Een maandafsluiting levert direct maandcijfers op, zodat je ziet hoe je ervoor staat. Bovendien zie je openstaande debiteuren op tijd, en niet pas als het geld nodig is.

Automatiseer wat kan

Met een bankkoppeling komen transacties automatisch in je administratie. Inkoopfacturen kunnen digitaal worden ingelezen, en bonnen scan je met een app. Hoe meer automatisch binnenkomt, hoe minder je hoeft over te typen en hoe kleiner de kans op fouten. De controle blijft wel nodig: automatisch is niet altijd goed.

Bewaar alles digitaal

Je moet je administratie in de regel zeven jaar bewaren. Digitaal bewaren mag, mits het compleet en raadpleegbaar is. Een digitaal archief is bovendien sneller doorzoekbaar en raakt niet kwijt. Zorg wel voor een goede back-up en duidelijke afspraken over wie toegang heeft.

Het jaarwerk

Als je het jaar door bij bent, is de jaarafsluiting vooral een kwestie van afronden: voorraad tellen, onderhanden werk bepalen en de laatste correcties doorvoeren. Plan dit in het eerste kwartaal, zodat de jaar­rekening en de aangiften ruim op tijd klaar zijn.

Afspraken met je administratie­kantoor

Werk je met een administratie­kantoor, maak dan duidelijke afspraken: wat lever jij aan, wanneer en hoe, en wat doet het kantoor? Een vast contactpersoon die je bedrijf kent, voorkomt veel vragen. Spreek ook af hoe vragen worden gesteld en beantwoord, bijvoorbeeld via een klantportaal, zodat er niets in je mailbox verdwijnt. Hoe beter de samen­werking is ingericht, hoe minder tijd het jou kost.

Privé en zakelijk gescheiden

Een van de grootste bronnen van rommel in een administratie is het mengen van privé en zakelijk. Gebruik een aparte zakelijke rekening en betaalpas, en betaal privé-uitgaven niet van de zakelijke rekening. Moet het toch een keer, leg het dan direct vast. Dat scheelt uitzoekwerk en discussies bij de aangifte.

Veelgemaakte fouten

• Bonnen bewaren in een la in plaats van direct scannen.
• Facturen pas versturen als er tijd voor is.
• Geen vaste maandafsluiting, waardoor achterstanden ongemerkt groeien.
• Vragen van de administrateur laten liggen tot vlak voor een deadline.
• Privé en zakelijk door elkaar betalen.

Een voorbeeld

Een aannemer leverde zijn bonnen en facturen één keer per kwartaal aan, in een doos. De btw-aangifte was elke keer een race, en cijfers waren er pas na het jaar. Hij stapte over op een bonnen-app, een bankkoppeling en een vaste maandafsluiting. Na een paar maanden kostte de administratie hem minder tijd dan eerst, en had hij elke maand cijfers om op te sturen.

Veelgestelde vragen