Vijf processen die je morgen kunt automatiseren

Waarom klein beginnen werkt

Grote automatiseringsprojecten lopen vaak uit en leveren pas laat iets op. Kleine, gerichte automatiseringen leveren binnen weken resultaat, en geven vertrouwen voor de volgende stap. Kies processen die vaak terugkomen, weinig uitzonderingen kennen en nu veel handwerk kosten. Juist daar is de winst het grootst en het risico het kleinst.

1. Inkoopfacturen verwerken

Inkoopfacturen komen binnen per e-mail, worden gecontroleerd, geboekt en betaald. Met een factuurverwerkingsoplossing worden facturen automatisch ingelezen, de gegevens herkend en klaargezet in je boekhouding, vaak al gekoppeld aan de juiste leverancier en grootboekrekening. Je hoeft alleen nog te controleren en goed te keuren. Voor bedrijven met tientallen of honderden facturen per maand scheelt dat al snel vele uren.

2. Bankmutaties koppelen

Met een bankkoppeling komen betalingen automatisch in je boekhouding. Slimme matching koppelt ontvangsten aan openstaande facturen en betalingen aan inkoopfacturen. Terugkerende posten, zoals huur of abonnementen, kun je met regels automatisch laten boeken. Daardoor is je administratie dagelijks bij, in plaats van eens per maand.

3. Herinneringen versturen

Openstaande facturen opvolgen is belangrijk, maar wordt vaak vergeten. De meeste boekhoudpakketten kunnen automatisch betalingsherinneringen versturen, volgens een schema dat je zelf instelt. Zo worden klanten consequent herinnerd, zonder dat iemand er elke week naar hoeft te kijken. Dat verkort je betaaltermijn en verbetert je liquiditeit.

4. Afspraken plannen

Heen en weer mailen om een afspraak te plannen kost tijd. Met een online agenda kunnen klanten zelf een moment kiezen dat past, inclusief automatische bevestiging en herinnering. Dat werkt voor kennismakingsgesprekken, servicebezoeken en adviesgesprekken. Minder mailen, minder no-shows.

5. Rapportages samenstellen

Elke maand dezelfde rapportage maken, met gegevens uit verschillende systemen, is een klassieke kandidaat voor automatisering. Met een gekoppeld dashboard worden de cijfers automatisch bijgewerkt, en kan de rapportage op vaste momenten automatisch worden verstuurd. Wat eerst een dag kostte, gebeurt nu vanzelf.

Zo begin je

Kies één proces uit de vijf, het liefst het proces dat nu de meeste tijd kost of de meeste ergernis oplevert. Kijk eerst wat je bestaande software al kan: veel functies zitten al in je boekhoudpakket of CRM, maar staan niet aan. Richt het in, test het een paar weken en meet hoeveel tijd het scheelt. Pak daarna het volgende proces op.

Waar AI een rol speelt

Bij een deel van deze processen speelt AI al een rol, bijvoorbeeld bij het herkennen van gegevens op facturen of het voorstellen van de juiste grootboekrekening. Die toepassingen worden steeds beter. Toch blijft controle belangrijk: laat een medewerker afwijkingen en twijfelgevallen beoordelen, en kijk periodiek of de automatische keuzes kloppen.

Wat het oplevert

Samen kunnen deze vijf automatiseringen in een gemiddeld mkb-bedrijf vele uren per maand besparen. Belangrijker nog: de administratie is actueler, er worden minder fouten gemaakt en medewerkers hebben meer tijd voor werk dat aandacht en vakmanschap vraagt. In een krappe arbeidsmarkt is dat een groot voordeel.

Meet de tijdwinst per proces, bijvoorbeeld door een maand voor en een maand na de automatisering bij te houden hoeveel tijd een taak kost. Die cijfers helpen bij het kiezen van de volgende stap, en maken zichtbaar wat de investering heeft opgeleverd. Vaak blijkt de winst groter dan gedacht, omdat ook het zoeken en corrigeren grotendeels verdwijnt.

Let op deze valkuilen

Automatiseer geen proces dat niet goed loopt. Dan wordt een rommelig proces alleen sneller rommelig. Zet eerst de stappen op een rij en vereenvoudig waar het kan. Zorg ook dat iemand verantwoordelijk blijft voor het proces: automatisering betekent niet dat niemand er meer naar hoeft te kijken. En houd rekening met uitzonderingen. Een automatisering die 90 procent van de gevallen afhandelt, is uitstekend, zolang er een duidelijke route is voor de overige 10 procent.

Na de eerste vijf

Als deze vijf processen draaien, liggen er vaak nieuwe kansen. Denk aan het automatisch verwerken van declaraties van medewerkers, het koppelen van je webshop aan je voorraad en boekhouding, of het automatisch aanmaken van projecten in je planning zodra een offerte is getekend. Ook AI-toepassingen worden dan interessanter, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van veelgestelde vragen of het voorbereiden van offertes. Omdat de basis op orde is, gaan die volgende stappen sneller en met minder risico. Zo bouw je stap voor stap een bedrijf waarin routinewerk zoveel mogelijk vanzelf gaat en mensen hun tijd aan het echte werk besteden.

Betrek de medewerkers die het werk nu doen bij de automatisering. Zij weten precies waar de uitzonderingen zitten, welke stappen overbodig zijn en wat er mis kan gaan. Hun inbreng en ervaring uit de dagelijkse praktijk maken de automatisering beter, en vergroot de kans dat de nieuwe werkwijze echt wordt gebruikt. Leg na de invoering ook vast wie het proces bewaakt, zodat er altijd iemand verantwoordelijk is en problemen snel worden opgemerkt en opgelost.

Veelgestelde vragen