Waarom één plek?
Als gegevens in losse systemen staan, ontstaan verschillende versies van de waarheid. De omzet volgens de webshop wijkt af van die in de boekhouding, en niemand weet welke klopt. Door alles op één plek samen te brengen, zijn cijfers consistent en kun je verbanden leggen, bijvoorbeeld tussen marketing, verkoop en marge.
Begin bij je stuurvragen
Bedenk eerst welke vragen je beantwoord wilt zien, zoals de marge per klant of de productiviteit per team. Die vragen bepalen welke systemen je eerst koppelt. Je hoeft niet alles tegelijk te doen; begin met de systemen die het meest opleveren.
Hoe het technisch werkt
Met koppelingen worden gegevens uit je systemen automatisch, bijvoorbeeld dagelijks, naar een centrale database gehaald, vaak een datawarehouse genoemd. Daar worden ze opgeschoond en aan elkaar gekoppeld. Een dashboard of rapportage haalt de gegevens vervolgens uit die ene bron. Zo blijven je bronsystemen ongewijzigd, en heb je toch één totaalbeeld.
Definities vastleggen
Wat is omzet: inclusief of exclusief kortingen? Wanneer is een klant actief? Leg zulke definities vast, zodat een cijfer overal hetzelfde betekent. Zonder vaste definities blijven discussies over cijfers bestaan, ook met één bron.
Eigendom en privacy
- De data blijft van jou, ook als een externe partij de koppelingen beheert.
- Regel wie welke gegevens mag zien.
- Persoonsgegevens vallen onder de AVG: leg vast welke gegevens je opslaat en waarom.
- Zorg voor beveiliging en back-ups.
Datakwaliteit
Gegevens samenbrengen laat ook zien waar ze niet kloppen: dubbele klanten, ontbrekende velden of verschillende schrijfwijzen. Zie dat als een kans om de kwaliteit te verbeteren. Ruim op wat niet klopt, en spreek af hoe gegevens voortaan worden ingevoerd. Een centrale bron is zo goed als de gegevens die erin gaan.
Wat het oplevert
Met al je data op één plek kun je vragen beantwoorden die eerst onmogelijk waren: welke klanten zijn het meest winstgevend, welke marketing levert de beste klanten op, en hoe hangt de bezetting samen met de marge? Bovendien bespaart het tijd: rapportages komen automatisch tot stand, en discussies over welk cijfer klopt verdwijnen.
Stap voor stap
Je hoeft niet alles in één keer te doen. Begin met twee of drie systemen en een paar stuurvragen. Laat zien wat het oplevert, en breid daarna uit. Zo blijft het overzichtelijk, en groeit de oplossing mee met je bedrijf.
Een voorbeeld
Een dienstverlener had zijn gegevens in vijf systemen. Elke maand kostte het een medewerker twee dagen om een rapportage te maken, met cijfers die niet altijd klopten. Na het koppelen van de systemen aan een centrale database kwam de rapportage automatisch tot stand. De medewerker kon zich richten op analyse, en het management had elke maand dezelfde betrouwbare cijfers.
Veelgestelde vragen
Wat is een datawarehouse?
Een centrale database waarin gegevens uit verschillende systemen samenkomen, opgeschoond en gekoppeld.
Is dit niet te groot voor een mkb-bedrijf?
Nee. Er zijn eenvoudige oplossingen die passen bij de omvang van een mkb-bedrijf.
Moet ik mijn systemen vervangen?
Nee. De bronsystemen blijven bestaan; de gegevens worden alleen samengebracht.
Van wie is mijn data?
Van jou. Leg dat vast in de afspraken met een externe partij.
Waar begin ik?
Bij de stuurvragen die het meest tellen, en de systemen die daarvoor nodig zijn.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal systemen en de complexiteit. Begin klein, dan blijven de kosten overzichtelijk en zie je snel wat het oplevert.
