Wat is een API?
API staat voor application programming interface. Het is een vaste, beschreven manier waarop een programma gegevens kan opvragen of doorgeven aan een ander programma. Vergelijk het met een stekker en een stopcontact: zolang beide aan dezelfde afspraak voldoen, past het. Via een API kan je CRM bijvoorbeeld een nieuwe klant doorgeven aan je boekhouding, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
Waarom het ertoe doet
Veel tijd in bedrijven gaat op aan het overzetten van gegevens van het ene naar het andere systeem. Dat is foutgevoelig en saai werk. Als je systemen een goede API hebben, kun je ze laten samenwerken: orders uit de webshop direct naar de boekhouding, uren uit de planning naar de facturatie, en klantgegevens overal hetzelfde. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.
Waar je op let bij software
- Heeft de software een openbare, goed beschreven API?
- Welke gegevens zijn via de API beschikbaar, en kun je ze ook terugschrijven?
- Zijn er standaardkoppelingen met de systemen die je al gebruikt?
- Zijn er kosten of beperkingen verbonden aan het gebruik van de API?
- Hoe gaat de leverancier om met wijzigingen in de API?
Standaard of maatwerk
Veel softwarepakketten bieden standaardkoppelingen met bekende systemen. Die zijn snel ingericht en worden door de leverancier onderhouden. Is er geen standaardkoppeling, dan kan via de API een maatwerkkoppeling worden gebouwd, of kan een koppelplatform worden gebruikt dat veel systemen met elkaar verbindt. Kies waar mogelijk de standaard, en maatwerk waar het echt nodig is.
Onderhoud en bewaking
Een koppeling is geen eenmalige klus. Leveranciers passen hun software aan, en soms verandert de API. Zorg daarom dat iemand de koppelingen bewaakt: werkt alles nog, en worden fouten gemeld? Een koppeling die ongemerkt stopt, levert onvolledige gegevens op, en dat merk je vaak pas later.
Beveiliging
Via een API worden gegevens uitgewisseld, soms ook persoonsgegevens. Zorg dat toegang goed is beveiligd, dat alleen de benodigde gegevens worden gedeeld en dat duidelijk is wie verantwoordelijk is. Leg afspraken vast met leveranciers en partijen die koppelingen voor je bouwen of beheren.
Een API en je softwarekeuze
Bij de keuze van nieuwe software kijken ondernemers vaak naar functies en prijs, en pas later naar koppelingen. Draai dat om: vraag vooraf welke gegevens via de API beschikbaar zijn en of er standaardkoppelingen zijn met je huidige systemen. Een pakket met mooie functies maar zonder goede API kan je later veel handwerk opleveren. Laat bij twijfel een specialist meekijken.
Een voorbeeld
Een installatiebedrijf typte elke dag de uren van monteurs uit de planningsapp over in het facturatiesysteem. Beide systemen bleken een API te hebben. Er werd een koppeling gebouwd die de uren dagelijks automatisch doorzet, met een melding bij fouten. Het overtypen verdween, facturen gingen sneller de deur uit, en fouten in de facturatie namen sterk af.
Veelgestelde vragen
Wat is een API?
Een vaste manier waarop software gegevens uitwisselt met andere software.
Heb ik technische kennis nodig?
Niet om te begrijpen wat het is. Voor het bouwen van een koppeling schakel je een specialist in.
Hebben alle programma’s een API?
Steeds meer, maar niet alle. Let er bij de keuze van software op.
Wat kost een koppeling?
Een standaardkoppeling is vaak goedkoop of gratis; maatwerk kost meer, afhankelijk van de complexiteit.
Wie onderhoudt de koppeling?
Leg dat vast: de leverancier bij een standaardkoppeling, en anders de partij die de koppeling bouwt of beheert.
Is een API veilig?
Als toegang goed is beveiligd en alleen de nodige gegevens worden gedeeld.
Moet ik bij nieuwe software naar de API vragen?
Ja. Vraag welke gegevens beschikbaar zijn en welke koppelingen er al zijn.
