Je eerste werknemer: dit regel je voor de loonadministratie

Wat verandert er als je werkgever wordt?

Zolang je alleen werkt, gaat het over je eigen inkomen. Met een medewerker in dienst word je inhoudingsplichtig: je houdt loonheffing in op het salaris en draagt die periodiek af aan de Belastingdienst. Daarnaast betaal je werkgeverspremies voor onder meer de werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet. Dat gaat allemaal via de loonaangifte, die je elke maand of elke vier weken indient.

Belangrijker nog: je bent verantwoordelijk voor de juistheid. Fouten in de loonaangifte of een vergeten verplichting komen vaak pas jaren later boven, bijvoorbeeld bij een controle of als een medewerker ziek wordt. Een goede inrichting aan de voorkant is daarom veel goedkoper dan herstel achteraf.

Stap 1: meld je aan als werkgever

Voordat je de eerste keer salaris betaalt, meld je je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingennummer, waarmee je loonaangifte kunt doen. Heb je een bv, dan is de bv de werkgever, niet jij als directeur-grootaandeelhouder. Houd rekening met een doorlooptijd van enkele weken; begin dus op tijd, het liefst zodra de arbeids­overeenkomst getekend is.

Stap 2: leg de juiste gegevens vast

Voor je loonadministratie heb je van elke medewerker een aantal gegevens nodig, en sommige ben je verplicht te bewaren:

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Je bent verplicht de identiteit te controleren en de kopie in je loonadministratie te bewaren.
• De gegevens voor de loonheffingen, waarin de medewerker onder meer aangeeft of jij de loonheffingskorting toepast. Die korting mag maar bij één werkgever tegelijk worden toegepast.
• De arbeids­overeenkomst, met functie, salaris, arbeidsduur en de looptijd van het contract.

Leg ook direct vast wat er over vakantiedagen, reiskosten en eventuele thuiswerkvergoeding is afgesproken. Hoe beter je dat nu regelt, hoe minder discussie er later ontstaat.

Stap 3: bepaal het loon, en check of er een cao geldt

Het salaris mag nooit onder het wettelijk minimumloon liggen. Belangrijker voor veel ondernemers is de vraag of er een cao van toepassing is. Is een cao algemeen verbindend verklaard voor jouw branche, dan geldt die ook als je zelf geen lid bent van een werkgeversorganisatie. De cao bepaalt dan vaak de loonschalen, toeslagen, verlof en soms een verplichte pensioenregeling.

Vergeet daarnaast het vakantiegeld niet: wettelijk minimaal 8 procent van het brutoloon, meestal uitbetaald in mei of juni. Dat is een piek in je uitgaven waar je in je liquiditeitsplanning rekening mee moet houden.

Stap 4: de loonaangifte en afdracht

Met salarissoftware of via je administratie­kantoor maak je de loonberekening en doe je de loonaangifte. Daarin staan per medewerker het loon, de ingehouden loonheffing en de premies. De aangifte en de betaling moeten op tijd binnen zijn; te laat betekent een boete, ook als het om een kleine fout gaat.

Kies bij de start bewust tussen een aangiftetijdvak van een maand of van vier weken, en zorg dat je salarisruns daarop aansluiten. Wisselen kan later, maar is een gedoe.

Stap 5: de loonstrook en de eerste betaling

Bij de eerste betaling, en daarna bij elke wijziging, ontvangt de medewerker een loonstrook. Daarop staan onder meer het brutoloon, de inhoudingen, het nettoloon en het aantal gewerkte uren. Aan het eind van het jaar ontvangt de medewerker een jaaropgaaf. De loonadministratie bewaar je zeven jaar.

Waar ondernemers vaak niet aan denken

De loonstrook is maar een deel van het werkgeverschap. Deze onderwerpen hangen er direct aan vast en kosten geld als je ze vergeet:

• Ziekte. Als werkgever betaal je bij ziekte het loon tot maximaal twee jaar door, minimaal 70 procent. Een verzuimverzekering kan dat risico afdekken.
• Arbodienst of bedrijfsarts. Je bent verplicht een contract af te sluiten met een arbodienst of bedrijfsarts, ook met één medewerker.
• RI&E. Met personeel in dienst moet je een risico-inventarisatie en -evaluatie hebben, met een plan van aanpak.
• Pensioen. Geen algemene plicht, maar wel als er een verplicht bedrijfstakpensioenfonds voor jouw branche bestaat. Dat controleer je vooraf.
• Contractvorm. Voor een vast contract betaal je doorgaans een lagere WW-premie dan voor een tijdelijk contract. Dat verschil kan oplopen.

Zelf doen of uitbesteden?

Met één of twee medewerkers kun je de salaris­administratie zelf doen met goede software. Het risico zit vooral in de randzaken: een verkeerde loonheffingskorting, een gemiste cao-verhoging, of een premie die bij een contractwijziging niet meeverandert. Veel ondernemers besteden het daarom uit, zodat de loonaangifte, de loonstroken en de wijzigingen in wet- en regelgeving altijd kloppen.

Kies je voor uitbesteden, let dan op de koppeling met je financiële administratie. Als de loonjournaalpost automatisch in je boekhouding komt, zie je de werkelijke personeelskosten direct terug in je maandcijfers en heb je een actueel beeld van je marge.

Zo zet je de stap met vertrouwen

Je eerste werknemer is een investering in groei. Reken vooraf door wat een medewerker werkelijk kost, inclusief werkgeverslasten, vakantiegeld, verzuimrisico en pensioen, en zet die kosten af tegen de extra omzet of capaciteit. Dan weet je niet alleen dat je administratie klopt, maar ook dat de stap financieel verantwoord is.

Veelgestelde vragen