Welke cijfers moet je elke maand zien?

Waarom maandelijks?

Een jaar is lang. Als je pas in maart ziet dat je marge vorig jaar is gedaald, heb je een heel jaar niet kunnen bijsturen. Met maandcijfers zie je een ontwikkeling binnen enkele weken. Een stijgende kostenpost, een klant die later betaalt of een product dat minder oplevert: je ziet het op tijd om er iets aan te doen. Maandcijfers zijn daarmee geen administratieve verplichting, maar een stuurinstrument.

De acht kerncijfers

Voor de meeste mkb-bedrijven geven deze acht cijfers samen een goed beeld van hoe het gaat:

• Omzet: hoeveel verkoop je, en hoe verhoudt dat zich tot vorig jaar en je begroting?
• Brutomarge: wat blijft er over na de directe kosten van wat je verkoopt?
• Personeelskosten als percentage van de omzet: groeit je organisatie in verhouding met je omzet?
• Nettoresultaat: wat houd je onder de streep over, maand en cumulatief?
• Liquiditeit: hoeveel geld staat er op de bank, en hoe verhoudt dat zich tot je buffer?
• Debiteurendagen: hoe snel betalen je klanten gemiddeld?
• Orderportefeuille of pijplijn: hoeveel werk staat er klaar voor de komende maanden?
• Productiviteit of bezetting: hoeveel van de beschikbare tijd of capaciteit wordt omgezet in omzet?

Afhankelijk van je branche kun je er één of twee eigen cijfers aan toevoegen, zoals de gemiddelde orderwaarde in een webshop of het aantal uren per project in een installatiebedrijf. Maar houd het compact: meer cijfers betekent niet meer grip.

Vergelijk met de juiste maatstaf

Een cijfer zegt pas iets als je het vergelijkt. Vergelijk met dezelfde maand vorig jaar, zodat seizoensinvloeden geen rol spelen. Vergelijk met je begroting, zodat je ziet of je op koers ligt. En kijk naar de ontwikkeling over de laatste twaalf maanden, zodat je trends ziet in plaats van losse uitschieters. Een overzicht met die drie vergelijkingen is in één oogopslag te lezen.

Snelheid is belangrijker dan perfectie

Maandcijfers die pas na zes weken klaar zijn, zijn minder waardevol. Streef ernaar dat je cijfers binnen tien werkdagen na het einde van de maand beschikbaar zijn. Dat lukt alleen als de administratie gedurende de maand wordt bijgehouden: bankmutaties gekoppeld, inkoopfacturen automatisch verwerkt en verkoopfacturen direct verstuurd. Een paar kleine posten die later worden gecorrigeerd, zijn geen probleem; een overzicht dat weken op zich laat wachten wel.

Maak er een vast moment van

Cijfers alleen veranderen niets. Plan elke maand een vast moment om ze te bespreken, met je adviseur, je managementteam of je compagnon. Kijk wat opvalt, zoek de verklaring en spreek af wat je gaat doen. Een half uur per maand is vaak genoeg, mits het moment vastligt en de cijfers op tijd klaar zijn.

Van spreadsheet naar dashboard

Veel ondernemers beginnen met een spreadsheet. Dat werkt, maar kost elke maand tijd om bij te werken en is foutgevoelig. Een dashboard dat rechtstreeks gekoppeld is aan je boekhouding en bank, werkt de cijfers automatisch bij. Je ziet dan niet alleen de maandcijfers, maar ook tussentijds hoe het ervoor staat, en je kunt doorklikken naar de details als een cijfer opvalt.

Belangrijk is dat het dashboard dezelfde acht cijfers laat zien die je in je maandoverleg bespreekt. Een dashboard met tientallen grafieken wordt al snel net zo onoverzichtelijk als de stapel rapportages die het moest vervangen.

Veelgemaakte fouten

De meest gemaakte fout is alleen naar omzet kijken. Omzet zegt weinig als je niet weet wat er van overblijft. Een tweede fout is cijfers vergelijken met vorige maand, terwijl seizoensinvloeden het beeld vertekenen; een rustige augustus na een drukke juli is geen reden tot zorg. Een derde fout is de liquiditeit vergeten. Een bedrijf kan winst maken en toch krap komen te zitten, dus het banksaldo en de debiteuren horen altijd in je overzicht.

Ook de presentatie doet ertoe. Zet de cijfers op één pagina of scherm, met dezelfde volgorde en opmaak elke maand. Gebruik kleuren om aan te geven of een cijfer op koers ligt. Zo zie je in een paar seconden waar je aandacht nodig is, en kun je de rest van het overleg besteden aan het bespreken van oorzaken en acties. Dat maakt het verschil tussen cijfers die je leest en cijfers waarmee je stuurt.

Kerncijfers delen met je team

Kerncijfers zijn niet alleen voor de ondernemer. Medewerkers die zien hoe het bedrijf ervoor staat, begrijpen beter waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en voelen zich meer betrokken. Je hoeft niet alles te delen, maar een paar cijfers die het team direct kan beïnvloeden, zoals de productiviteit, de orderportefeuille of de klanttevredenheid, werken motiverend. Bespreek ze bijvoorbeeld kort in een maandelijks teamoverleg, en laat zien wat er met de verbeteringen gebeurt. Zo worden cijfers iets van het hele bedrijf, en niet alleen van de directie of de administratie.

Veelgestelde vragen