Wat is een datawarehouse?
Een datawarehouse is een centrale database waarin gegevens uit verschillende systemen worden verzameld, opgeschoond en in een vaste structuur opgeslagen. In plaats van dat je voor elke vraag gegevens uit vijf systemen bij elkaar zoekt, staan ze klaar op één plek. Dashboards en rapportages halen hun gegevens vervolgens uit het datawarehouse, niet rechtstreeks uit de losse systemen.
Wanneer heb je het nodig?
Voor één systeem heb je geen datawarehouse nodig: dan volstaan de rapportages uit dat systeem. Het wordt interessant zodra je vragen wilt beantwoorden die over meerdere systemen heen gaan. Bijvoorbeeld: welke klanten uit mijn CRM leveren de meeste marge op volgens de boekhouding? Hoeveel uren uit de urenregistratie gaan er in projecten die volgens de planning te krap waren begroot? Hoe ontwikkelt de omzet per productgroep zich in de webshop en via de buitendienst samen?
- Je combineert regelmatig gegevens uit drie of meer systemen.
- Rapportages kosten veel handwerk of zijn pas laat klaar.
- Cijfers uit verschillende systemen spreken elkaar tegen.
- Je wilt historische gegevens bewaren, ook als je van systeem wisselt.
- Je wilt een dashboard dat meer laat zien dan alleen financiële cijfers.
Eén versie van de waarheid
Een groot voordeel van een datawarehouse is dat iedereen met dezelfde cijfers werkt. Zonder centrale plek gebeurt het vaak dat de verkoopafdeling een andere omzet rapporteert dan de financiële afdeling, omdat ze uit verschillende systemen putten of met andere definities werken. In een datawarehouse leg je vast wat omzet is, hoe marge wordt berekend en welke klant bij welke groep hoort. Dat voorkomt discussies en maakt rapportages betrouwbaarder.
Historie bewaren
Systemen wisselen. Je stapt over op een ander boekhoudpakket, een nieuw CRM of een andere webshop. Vaak gaat daarbij een deel van de historie verloren, of is die alleen nog lastig in te zien. Een datawarehouse bewaart de gegevens onafhankelijk van de bronsystemen. Zo kun je ook na een overstap trends over meerdere jaren blijven volgen.
Klein beginnen
Een datawarehouse hoeft geen groot en duur project te zijn. Begin met twee of drie bronnen, meestal je boekhouding en je CRM of webshop, en één concrete vraag die je wilt beantwoorden. Bouw daar een eerste dashboard op. Werkt dat, dan breid je uit met meer bronnen en meer vragen. Moderne cloudoplossingen maken het voor het mkb betaalbaar en schaalbaar, zonder eigen servers.
Waar je op let
De kwaliteit van een datawarehouse staat of valt met de kwaliteit van de gegevens die erin gaan. Dubbele klanten, ontbrekende codes of inconsistente productnamen moeten worden opgeschoond, bij voorkeur ook in de bronsystemen zelf. Zorg daarnaast dat iemand verantwoordelijk is voor het beheer: koppelingen moeten worden bewaakt en definities bijgehouden. En denk aan beveiliging en privacy: een datawarehouse bevat vaak klant- en medewerkersgegevens, die goed beschermd moeten worden.
Leg tot slot vast welke vragen het datawarehouse moet beantwoorden en wie de resultaten gebruikt. Een datawarehouse is geen doel op zich, maar een middel om sneller en beter te besluiten. Hoe concreter de vragen, hoe sneller het zich terugverdient.
Een voorbeeld uit de praktijk
Denk aan een groothandel met een boekhoudpakket, een apart orderprogramma, een webshop en een CRM voor de buitendienst. De directeur wil weten welke klanten het meest winstgevend zijn, maar de omzet staat in het orderprogramma, de marge in de boekhouding en de klantgroep in het CRM. Zonder centrale plek kost dat elke keer dagen uitzoekwerk. Met een datawarehouse dat de vier bronnen samenbrengt, staat het overzicht elke ochtend klaar, inclusief de ontwikkeling per klant over de afgelopen jaren.
Daar kunnen vervolgens meer vragen bij: welke producten worden vaak samen gekocht, welke klanten bestellen minder dan vorig jaar, en welke verkoper haalt de hoogste marge? Zo groeit het datawarehouse stap voor stap uit tot de basis onder alle stuurinformatie van het bedrijf, en wordt het een stuk eenvoudiger om nieuwe vragen snel te beantwoorden.
Stap voor stap naar een centrale datalaag
Een praktische aanpak bestaat uit vier stappen. Eerst inventariseer je welke systemen je gebruikt en welke vragen je wilt beantwoorden. Daarna kies je de twee of drie bronnen die nodig zijn voor de belangrijkste vraag. Vervolgens worden die bronnen gekoppeld en worden de gegevens opgeschoond en gestructureerd. En ten slotte bouw je het eerste dashboard en toets je met de gebruikers of het de juiste antwoorden geeft. Pas daarna breid je uit. Zo blijft het project overzichtelijk, en zie je binnen enkele weken al resultaat in plaats van pas na maanden.
Veelgestelde vragen
Is een datawarehouse duur?
Dat hoeft niet. Moderne cloudoplossingen maken het mogelijk klein te beginnen met een paar bronnen en de kosten mee te laten groeien met het gebruik.
Wat is het verschil met een dashboard?
Het datawarehouse is de centrale opslag van je gegevens. Het dashboard is de presentatie daarvan. Een dashboard kan rechtstreeks uit één systeem putten, maar voor gegevens uit meerdere systemen is een datawarehouse vaak de betrouwbare basis.
Welke bronnen koppel ik als eerste?
Meestal de boekhouding en het CRM of de webshop, omdat de combinatie van omzet, klanten en marge de meeste inzichten oplevert.
Wie beheert het datawarehouse?
Spreek af wie verantwoordelijk is voor koppelingen, definities en datakwaliteit. Dat kan een interne medewerker zijn of een externe partner.
Kan ik ook zonder datawarehouse een dashboard met meerdere bronnen maken?
Soms wel, als je dashboardtool rechtstreeks kan koppelen met je systemen. Bij meer bronnen, grotere hoeveelheden gegevens of de wens om historie te bewaren, wordt een datawarehouse al snel betrouwbaarder en sneller. Het is ook makkelijker om later nieuwe bronnen toe te voegen, zonder dat je bestaande rapportages opnieuw hoeft te bouwen.
