Dashboard of Excel: wanneer stap je over?

De kracht van Excel

Excel heeft echte voordelen. Je bouwt in korte tijd een overzicht dat precies past bij jouw bedrijf, je kunt snel een berekening maken en vrijwel iedereen kan ermee overweg. Voor een begroting, een eenmalige analyse of een scenario is het een uitstekend hulpmiddel. Het probleem ontstaat pas als Excel je vaste stuurinstrument wordt voor maandcijfers en rapportages.

Signalen dat Excel je remt

• Het bijwerken van je overzicht kost elke maand uren handwerk.
• Je kopieert gegevens uit de boekhouding, het CRM en de bank naar één bestand.
• Er circuleren meerdere versies van hetzelfde bestand.
• Formules zijn zo complex dat maar één persoon ze begrijpt.
• Je hebt een fout gevonden die al maanden in de cijfers zat.
• Cijfers zijn pas weken na het einde van de maand beschikbaar.

Herken je meerdere van deze signalen, dan betaal je eigenlijk al voor je Excel-oplossing, alleen in tijd en risico in plaats van in geld.

Wat een dashboard anders doet

Een dashboard haalt de gegevens rechtstreeks uit je bronnen: je boekhouding, bank, CRM of webshop. Het werkt automatisch bij, vaak dagelijks. Er is één versie van de waarheid, die iedereen met toegang kan zien. Je kunt doorklikken van een totaal naar de onderliggende details. En omdat de berekeningen centraal zijn vastgelegd, zijn ze voor iedereen hetzelfde.

Excel en dashboard naast elkaar

De overstap betekent niet dat Excel verdwijnt. Voor analyses, begrotingen en scenario’s blijft het een prima hulpmiddel. Het dashboard neemt het vaste deel over: de maandcijfers en kerncijfers die je steeds opnieuw bijwerkt. Veel dashboards kunnen bovendien gegevens exporteren naar Excel, zodat je voor een specifieke analyse alsnog met een spreadsheet verder kunt.

Zo maak je de overstap

Begin met de kerncijfers die je nu al in Excel volgt. Dan herkent iedereen het overzicht en is de stap klein. Koppel eerst je boekhouding en bank, daarna eventueel andere bronnen zoals je CRM of planning. Laat het dashboard een of twee maanden naast je Excel-overzicht draaien, zodat je kunt controleren of de cijfers kloppen. Pas als je erop vertrouwt, stop je met het handmatig bijwerken.

Waar je op let bij de keuze

Er zijn veel dashboardoplossingen, van standaardrapportages in je boekhoudpakket tot uitgebreide business-intelligencetools. Let vooral op drie dingen: kan het dashboard koppelen met jouw systemen, is het overzicht eenvoudig genoeg voor de mensen die ermee werken, en wie houdt het bij als er iets verandert in je administratie? Een dashboard dat na een half jaar niet meer klopt omdat niemand het onderhoudt, is erger dan een goed Excel-bestand.

Wat het oplevert

De directe winst is tijd: de uren die je elke maand aan bijwerken besteedt, komen vrij. De grotere winst zit in de kwaliteit van je beslissingen. Met actuele, betrouwbare cijfers stuur je sneller bij, voer je betere gesprekken met je team en je bank, en zie je ontwikkelingen voordat ze een probleem worden.

Reken de overstap daarom niet alleen door op de kosten van de software, maar ook op de tijd die je terugwint en de fouten die je voorkomt. Voor veel bedrijven verdient een dashboard zich binnen een jaar terug, alleen al in bespaarde uren.

Veelgemaakte fouten bij de overstap

Een veelgemaakte fout is in één keer alles willen. Een dashboard met tientallen grafieken en gegevens uit vijf systemen is lastig te bouwen en te onderhouden. Begin klein en breid uit als het eerste deel goed werkt. Een tweede fout is de gebruikers niet betrekken. Als het dashboard niet aansluit bij de vragen die je team stelt, blijft iedereen toch in Excel werken. En een derde: de datakwaliteit vergeten. Een dashboard maakt fouten in je administratie juist zichtbaarder; zie dat als kans om ze op te lossen.

Spreek tot slot af wie het dashboard gebruikt en wanneer. Een dashboard dat alleen de ondernemer af en toe opent, levert minder op dan een dashboard dat elke maand centraal staat in het overleg, en dat teamleiders gebruiken om hun eigen resultaten te volgen.

Kosten en baten op een rij

Zet de kosten van een dashboard naast wat het oplevert. Aan de kostenkant staan de licentie, de inrichting en het onderhoud. Aan de batenkant de uren die niet meer aan het bijwerken van Excel opgaan, de fouten die worden voorkomen en de snellere beslissingen. Reken voor de uren met een realistisch uurtarief: als iemand nu elke maand een dag kwijt is aan het bijwerken van overzichten, is dat op jaarbasis een flinke post. Voor de meeste bedrijven met meerdere systemen en een groeiende organisatie valt die rekensom gunstig uit, vaak al binnen het eerste jaar.

Veelgestelde vragen