Organisatie & HR · Organisatie & structuur

Processen en efficiency verbeteren

Vraag drie medewerkers hoe iets gaat en je krijgt drie antwoorden. Dat is geen slordigheid, dat is een ontbrekend proces.

Wij lopen je werkstromen na van eerste contact tot betaalde factuur: welke stappen zitten erin, wie doet ze, hoe lang duurt het en waar blijft het liggen. Vervolgens schrappen we wat geen waarde toevoegt, spreken we één werkwijze af en leggen we die zo vast dat een nieuwe medewerker hem binnen een week kan volgen.

Eén werkstroom tegelijk
Eerst schrappen, dan vastleggen
Vaste projectprijs

Laat je processen doorlichten

Processen en efficiency verbeterenLuc kijkt naar de mensenkant van je processen: rollen, taken en samenwerking tussen afdelingen.Plan een gesprek met Luc Over Luc

Herken je dit?

Vier signalen dat je processen aandacht vragen

Iedereen doet het net anders

Drie medewerkers, drie werkwijzen. Lees meer

Dat maakt kwaliteit onvoorspelbaar en inwerken traag.

Werk blijft liggen tussen stappen

De doorlooptijd is dagen, de bewerkingstijd is uren. Lees meer

Het verschil is wachttijd.

Dezelfde fout blijft terugkomen

Je lost hem elke keer op bij de persoon, terwijl hij in de werkwijze zit. Lees meer

Inwerken duurt maanden

Nieuwe mensen leren het door mee te kijken, want er staat niets op papier. Lees meer

Dat kost je bij elk vertrek opnieuw.

Wat levert het op?

Drie dingen die veranderen

Kortere doorlooptijd

De winst zit meestal niet in sneller werken maar in minder wachten. Dat merken je klanten direct.

Voorspelbare kwaliteit

Eén afgesproken werkwijze betekent hetzelfde resultaat, ongeacht wie het doet of hoe druk het is.

Sneller inwerken

Een vastgelegd proces halveert de inwerktijd. Bij verloop is dat direct geld.

Wat wij doen

Wat we voor je doen

Tik op een onderdeel voor de toelichting.

Werkstroom kiezen

We beginnen bij de stroom die het meeste volume of de meeste ergernis kent.

Stappen in kaart brengen

We lopen mee en tekenen op hoe het werkelijk gaat, niet hoe het bedoeld was.

Tijd en wachttijd meten

Bewerkingstijd tegenover doorlooptijd; het verschil laat zien waar de winst ligt.

Knelpunten benoemen

Waar stapelt werk zich op, en welke stap bepaalt het tempo van het geheel.

Schrappen wat geen waarde heeft

Controles op controles, goedkeuringen die niemand leest, formulieren die niemand gebruikt.

Werkwijze standaardiseren

Één manier afspreken, in overleg met de mensen die het werk doen.

Vastleggen in werkinstructies

Kort en visueel, zodat ze ook echt worden gebruikt bij inwerken.

Kwaliteitscontroles inbouwen

Op de plek waar een fout ontstaat, of in een kwaliteitszorgsysteem als klanten dat vragen.

Verantwoordelijkheid beleggen

Per proces één eigenaar die hem mag aanpassen en erop wordt aangesproken.

Meten en zichtbaar maken

Doorlooptijd en foutpercentage in je cockpit, zodat verbetering geen gevoel blijft.

Automatiseren wat overblijft

Pas als het proces klopt, is automatiseren zinvol — en dan meestal ook goedkoper.

Periodiek herzien

Processen slijten. Twee keer per jaar toetsen of de afspraak nog wordt gevolgd.

Wie je spreekt

Wie dit voor je doet

De mensen die deze dienst uitvoeren, met je vaste Ondernemersadviseur.

Hoe wij helpen

Van ieder zijn eigen werkwijze naar één afspraak

Dit doen wij samen met de mensen die het werk doen. Een proces dat over hun hoofd wordt bedacht, wordt niet gevolgd.

Kennismaken en kiezen

Een gesprek van een uur over waar het schuurt, en samen één werkstroom kiezen om mee te beginnen. Kosteloos.

Meelopen en meten

Wij lopen mee met de mensen die het werk doen en meten doorlooptijd en wachttijd. Feiten voor de discussie.

Verbeteren en vastleggen

Schrappen, standaardiseren en vastleggen in korte werkinstructies. Vaste projectprijs per werkstroom.

Bewaken

Meetpunten in je cockpit en twee keer per jaar toetsen of de afspraak nog wordt gevolgd.

Wat kost het?

Vier prijsvormen — hier projectprijs per werkstroom

Je krijgt altijd vooraf een getekende offerte met een vaste prijs. Geen nacalculatie achteraf.

Meest gekozen

Projectprijs

Een vast bedrag per werkstroom: meelopen, meten, verbeteren en vastleggen.

Eén werkstroom

Abonnement

Halfjaarlijkse toetsing en begeleiding bij het aanpakken van volgende werkstromen. Looptijd 1, 2 of 3 jaar: hoe langer, hoe voordeliger.

Doorgaan

Nacalculatie

Voor ketens die door meerdere afdelingen of vestigingen lopen, met een afgesproken maximum.

Complexe ketens

Succesfee

Bij een aantoonbare verkorting van de doorlooptijd kan een deel van de vergoeding daaraan gekoppeld worden.

Meetbaar effect

Waar let je op bij het vergelijken?Minder

Werkinstructies die niemand leest, zijn verspilde moeite. Wij houden ze daarom kort en visueel, en beleggen per proces één eigenaar die hem mag aanpassen. Een proces dat na een halfjaar niet is bijgesteld, wordt in de praktijk meestal ook niet meer gevolgd — dan is het document belangrijker geworden dan het werk.

Team zet bij een whiteboard de stappen van een werkproces uit

Artikel · 7 minuten lezenVerspilling in je bedrijf opsporenIn elk bedrijf lekt tijd en geld weg aan wachten, zoeken, herstel en dubbel werk. Zo spoor je verspilling op en pak je die aan, samen met je team.Lees het artikel →

Verder lezen

Meer weten over processen en efficiency verbeteren? In dit artikel lees je hoe het in de praktijk werkt, en waar je op let.

Meer artikelen over Organisatie & HR →

De Ondernemerscockpit

Doorlooptijd is een stuurgetal.

De meeste bedrijven meten omzet en marge, maar niet hoe lang hun werk onderweg is. Juist daar zit de klantbeleving én het werkkapitaal. Wij zetten doorlooptijd, wachttijd en foutpercentage per proces in je managementvenster.

FinancieelManagementOutlook

Doorlooptijd offerte1,4 dgn− 3,8 dgn

Herstelwerk4,2%− 6,1%-pt

Inwerktijd nieuwe kracht5 wkn− 6 wkn

Processen vastgelegd11 van 14+ 11

Doorlooptijd offerte · 12 maanden

Voorbeeldcijfers

Alles hangt samen

Waar procesverbetering aan raakt

Organisatie & HR · Strategie-implementatie & veranderenEen nieuw proces moet ook beklijvenEen betere werkwijze vastleggen is één; zorgen dat iedereen hem volgt, is een veranderproces.Data & digitalisering · AI automatiseringAutomatiseren komt daarnaEen opgeschoond proces automatiseren is goedkoper en levert meer op dan een rommelig proces automatiseren.Financieel & fiscaal · Cashflow, winst- & waarde-optimalisatieSneller factureren is geldElke dag die je van de doorlooptijd afhaalt, komt terug in je werkkapitaal.Marketing & commercie · Salesproces & conversie-optimalisatieVan aanvraag tot offerteEen van de meest renderende processen om te verbeteren is je verkoopproces: hoe snel een aanvraag een goede offerte wordt.Juridisch & risicobeheer · Contracten & overeenkomstenKwaliteitsafspraken met je klantWat je in een proces vastlegt, moet passen bij wat je in contracten en voorwaarden belooft. Anders beloof je iets wat je werkwijze niet waarmaakt.Strategie, groei & overnames · Business case & groeiplanGroeien zonder dat het stroef wordtProcessen die nu werken, lopen bij groei vast. Efficiëntie is een voorwaarde voor groei, niet een bijzaak.

Ook binnen Organisatie & HR

Wie is de eigenaar?
Een proces zonder eigenaar verwatert. Dat is een structuurvraag, geen procesvraag.

Veelgestelde vragen

Over de uitvoering

Staat je vraag er niet bij? Bel 085 060 6745.

Gaan mijn mensen dit niet als controle ervaren?

Dat hangt af van wie het bedenkt. Wij lopen mee en maken het proces samen met de mensen die het uitvoeren. In de praktijk zijn zij degenen die het meeste willen schrappen — zij lopen dagelijks tegen de onzin aan.

Waar beginnen we?

Bij de werkstroom met het meeste volume of de meeste ergernis. Vaak is dat de route van aanvraag tot factuur. Die raakt meerdere afdelingen, is goed te meten en de winst is direct zichtbaar in doorlooptijd en liquiditeit.

Hoe uitgebreid worden die werkinstructies?

Kort. Eén A4 of een reeks schermafbeeldingen per proces, in de taal van de uitvoerder. Dikke handboeken worden niet gelezen en dus niet gevolgd. Het doel is dat een nieuwe medewerker het kan volgen zonder erbij te zitten.

Wat is het verschil met AI-automatisering?

Deze dienst gaat over het werk zelf: welke stappen zijn nodig en wie doet ze. Automatisering gaat over het aan elkaar knopen van die stappen met techniek. Wij doen bewust eerst dit, omdat automatiseren van een slecht proces het probleem vergroot.

Blijft het beklijven?

Alleen met een eigenaar per proces en een halfjaarlijkse toetsing. Zonder dat glijdt het binnen een jaar terug naar drie werkwijzen. Daarom zetten we doorlooptijd en foutpercentage in je cockpit — wat zichtbaar is, blijft eerder staan.

Helpen jullie ook bij logistiek, voorraad en operations?

Ja. Van magazijninrichting en voorraadoptimalisatie tot de logistieke organisatie achter een webshop: onze specialisten in operations en logistiek kijken mee, en meten het effect in je cockpit.

Kennismaken

Waar blijft je tijd tussen de stappen?

Een uur, bij jou of bij ons. We bespreken waar het schuurt en kiezen samen één werkstroom om mee te beginnen. Kosteloos en vrijblijvend.

Luc Dahlmans
Sr. HR & organisatie-adviseur

Of bel direct: 085 060 6745