Waarom een contract?
Een overeenkomst komt in Nederland al tot stand als partijen het eens zijn, ook mondeling. Een schriftelijk contract is dus niet altijd verplicht, maar het maakt wel duidelijk wat er is afgesproken. Bij een conflict is het de eerste plek waar een rechter of bemiddelaar kijkt. Hoe preciezer de afspraken, hoe kleiner de kans op discussie.
1. Wat lever je precies?
Beschrijf zo concreet mogelijk wat je levert en wat niet. De meeste conflicten gaan over de omvang van de opdracht: de klant verwachtte meer dan jij hebt geleverd, of vond dat bepaald werk erbij hoorde. Leg daarom vast wat het resultaat is, welke werkzaamheden erbij horen en welke uitdrukkelijk niet. Spreek ook af hoe je omgaat met meerwerk: wie mag dat opdragen, hoe wordt het geprijsd en moet het vooraf schriftelijk worden akkoord gegeven?
2. Prijs en betaling
Leg vast hoe de prijs wordt bepaald: een vaste prijs, een uurtarief of een combinatie. Spreek af wanneer je factureert, bijvoorbeeld vooraf, in termijnen of na oplevering, en wat de betaaltermijn is. Leg ook vast wat er gebeurt bij te late betaling: rente en incassokosten, en het recht om de werkzaamheden op te schorten. Bij langlopende contracten hoort er een afspraak over prijsindexatie bij.
3. Planning en oplevering
Wanneer begin je, wanneer is het klaar, en wat heb je daarvoor van de klant nodig? Veel vertragingen ontstaan doordat de klant informatie of goedkeuring te laat aanlevert. Leg vast dat termijnen verschuiven als de klant zijn deel niet op tijd doet. Spreek ook af hoe de oplevering en acceptatie verlopen: wanneer geldt het werk als geaccepteerd, en binnen welke termijn moet de klant eventuele gebreken melden?
4. Aansprakelijkheid
Zonder afspraken ben je in principe aansprakelijk voor alle schade die een klant lijdt door een fout van jou, en die kan veel groter zijn dan de waarde van de opdracht. Beperk je aansprakelijkheid daarom, bijvoorbeeld tot het bedrag van de opdracht of tot wat je verzekering uitkeert, en sluit indirecte schade zoals gederfde winst uit. Zo’n beperking geldt in de regel niet bij opzet of bewuste roekeloosheid. Stem de afspraken af op je beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
5. Einde en geschillen
Hoe kun je het contract beëindigen? Leg vast of het voor bepaalde of onbepaalde tijd is, met welke opzegtermijn, en wat er gebeurt met lopend werk en betalingen bij beëindiging. Spreek ook af hoe je omgaat met een geschil: eerst in overleg, eventueel met een bemiddelaar, en welke rechter bevoegd is. Een duidelijke route voorkomt dat een meningsverschil direct een procedure wordt.
Algemene voorwaarden
Veel van deze afspraken kun je vastleggen in algemene voorwaarden, zodat je ze niet in elk contract opnieuw hoeft te regelen. Zorg wel dat ze van toepassing zijn: verwijs ernaar in je offerte en opdrachtbevestiging, en stuur ze mee of maak ze vooraf beschikbaar. Let op als de klant ook eigen inkoopvoorwaarden heeft. Bij tegenstrijdige voorwaarden gelden in Nederland in de regel de voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen, tenzij die uitdrukkelijk worden afgewezen. Een duidelijke verwijzing en afwijzing van andere voorwaarden in je offerte is daarom verstandig.
Overige afspraken
Afhankelijk van je dienst zijn er meer afspraken nodig. Denk aan geheimhouding, het eigendom van wat je maakt, zoals ontwerpen, software of rapporten, het verwerken van persoonsgegevens namens de klant, waarvoor een verwerkersovereenkomst nodig is, en een concurrentie- of relatiebeding als je personeel bij de klant werkt. Laat bij grotere of afwijkende opdrachten een jurist meekijken.
Een voorbeeld
Een softwarebedrijf bouwde een applicatie voor een klant op basis van een offerte van één pagina. Tijdens het project kwamen er steeds nieuwe wensen bij, en aan het eind weigerde de klant het meerwerk te betalen. Omdat de omvang van de opdracht en de afspraken over meerwerk niet waren vastgelegd, eindigde het in een lange discussie. Het bedrijf werkt sindsdien met een standaardovereenkomst waarin de scope, meerwerk, oplevering en aansprakelijkheid zijn geregeld. Discussies over meerwerk komen nu nauwelijks meer voor.
Bekijk je contracten en voorwaarden daarnaast periodiek, bijvoorbeeld eens per jaar. Je diensten veranderen, je werkt met nieuwe klanten en de wet verandert. Een contract dat vijf jaar geleden goed was, sluit misschien niet meer aan op hoe je nu werkt.
Veelgestelde vragen
Is een mondelinge afspraak geldig?
Ja, een overeenkomst kan ook mondeling tot stand komen. Maar zonder schriftelijk bewijs is bij een conflict moeilijk aan te tonen wat er is afgesproken.
Wat is het belangrijkste in een contract?
Een duidelijke omschrijving van wat je levert. De meeste conflicten gaan over de omvang van de opdracht.
Kan ik mijn aansprakelijkheid uitsluiten?
Beperken kan, bijvoorbeeld tot het bedrag van de opdracht. Bij opzet of bewuste roekeloosheid geldt zo’n beperking in de regel niet.
Wat als de klant eigen inkoopvoorwaarden heeft?
Bij tegenstrijdige voorwaarden gelden in de regel de voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen, tenzij die uitdrukkelijk worden afgewezen. Verwijs daarom vroeg en duidelijk naar je eigen voorwaarden.
Moet een jurist mijn contract bekijken?
Bij grotere of afwijkende opdrachten is dat verstandig. Een goede standaardovereenkomst kan daarna voor de meeste opdrachten worden gebruikt.
Heb ik een contract nodig bij kleine opdrachten?
Een uitgebreid contract is niet altijd nodig. Een duidelijke offerte of opdrachtbevestiging met een verwijzing naar je algemene voorwaarden is bij kleine opdrachten vaak voldoende, zolang de omvang, prijs en planning maar helder zijn.
