Personeelstekort oplossen met automatisering én employer branding

Waarom alleen werven niet genoeg is

In een krappe arbeidsmarkt concurreer je met veel andere werkgevers om dezelfde mensen. Hogere salarissen helpen soms, maar zijn niet voor elk bedrijf haalbaar en worden snel door anderen gevolgd. Daarom loont het om eerst te kijken naar de vraag: hoeveel mensen heb je eigenlijk nodig? Vaak blijkt dat een deel van de tijd opgaat aan routinewerk dat slimmer kan. Elk uur dat je daarmee bespaart, is een uur dat je niet hoeft te werven.

Kant 1: minder handwerk door automatisering

Breng in kaart waar je mensen hun tijd aan besteden. Welke taken zijn terugkerend, regelgebonden en weinig uitdagend? Denk aan het overtypen van gegevens, het verwerken van facturen, het plannen van afspraken of het beantwoorden van steeds dezelfde vragen. Juist die taken zijn vaak goed te automatiseren, met koppelingen tussen systemen, slimme formulieren of AI-toepassingen.

• Koppel je systemen, zodat gegevens niet meer worden overgetypt.
• Automatiseer de verwerking van inkoopfacturen en bankmutaties.
• Laat klanten zelf afspraken plannen via een online agenda.
• Gebruik een AI-assistent voor het voorbereiden van standaardteksten en antwoorden.

Het effect is dubbel. Je hebt minder mensen nodig voor hetzelfde werk, en het werk dat overblijft is interessanter. Dat laatste helpt ook bij het behouden van je huidige medewerkers: niemand blijft graag in een baan die vooral uit overtypen bestaat.

Kant 2: aantrekkelijker worden met employer branding

Employer branding is de manier waarop je bekendstaat als werkgever. Kandidaten kijken niet alleen naar de vacature, maar ook naar wat medewerkers over je zeggen, hoe je website eruitziet en wat ze op sociale media tegenkomen. Bedrijven met een sterk werkgeversmerk krijgen meer en betere sollicitaties, en hebben vaak minder verloop.

• Maak duidelijk waarom het fijn werken is bij jou: de sfeer, de ontwikkelmogelijkheden, de flexibiliteit.
• Laat je eigen medewerkers aan het woord, op je website en op sociale media.
• Zorg voor een werkenbij-pagina die net zo verzorgd is als je pagina’s voor klanten.
• Maak het sollicitatieproces kort en persoonlijk, en reageer snel.

Werven waar je kandidaten zitten

Veel goede kandidaten zoeken niet actief. Ze reageren niet op een vacaturesite, maar wel op een bericht van een bekende, een post van een collega of een gerichte advertentie op sociale media. Gebruik daarom je eigen netwerk en dat van je medewerkers, bijvoorbeeld met een aanbrengpremie. Zet sociale media gericht in voor de functies die moeilijk te vullen zijn, met een duidelijke doelgroep en een sterke boodschap.

Behouden is goedkoper dan werven

Elke medewerker die vertrekt, moet worden vervangen, met alle kosten van werving en inwerken. Investeer daarom ook in het behouden van je huidige mensen. Voer regelmatig goede gesprekken, bied ontwikkelmogelijkheden en zorg voor een werkdruk die vol te houden is. De automatisering uit de eerste stap draagt daar direct aan bij: minder routinewerk betekent vaak minder werkdruk en meer werkplezier.

Kijk ook naar je organisatie

Soms ligt een deel van de oplossing in de manier waarop het werk is georganiseerd. Kunnen taken anders worden verdeeld, zodat schaarse vakmensen zich op hun vak kunnen richten en ondersteunend werk bij anderen terechtkomt? Kun je mensen breder inzetten door ze op te leiden? Een kritische blik op de organisatie kan net zoveel opleveren als een extra vacature.

Opleiden als alternatief

Als de perfecte kandidaat niet bestaat, kun je hem ook opleiden. Zoek mensen met de juiste houding en motivatie, en leer ze het vak binnen je bedrijf. Denk aan zij-instromers uit een andere branche, schoolverlaters via een leerwerktraject of medewerkers die doorgroeien naar een zwaardere functie. Er bestaan regelingen en subsidies die het opleiden van personeel ondersteunen; laat nagaan welke voor jouw situatie gelden.

Opleiden vraagt een investering in tijd en begeleiding, maar levert vaak loyale medewerkers op die het bedrijf goed kennen. Combineer het met automatisering: als het routinewerk is weggehaald, kunnen nieuwe medewerkers zich sneller op het echte vak richten.

Meet ten slotte het effect van je aanpak. Hoeveel uren levert de automatisering op, hoeveel sollicitaties komen er binnen, hoe snel worden vacatures gevuld en hoeveel medewerkers vertrekken er? Met die cijfers zie je welke maatregelen werken, en kun je gericht verder bouwen.

Zo wordt het personeelstekort niet alleen een probleem, maar ook een aanleiding om je bedrijf slimmer en aantrekkelijker in te richten, met voordelen die ook blijven als de arbeidsmarkt weer ruimer wordt.

Waarom het samen moet

Personeelstekort los je niet op met één maatregel. De dataspecialist helpt routinewerk te automatiseren. De HR-adviseur werkt aan werving, behoud en de organisatie van het werk. En de marketeer bouwt aan je werkgeversmerk en zorgt dat je vacatures de juiste mensen bereiken. Samen pakken ze het tekort aan van twee kanten: minder mensen nodig, en meer mensen die bij jou willen werken.

Veelgestelde vragen