Een organogram voor een groeiend bedrijf

Waarom een organogram?

Een organogram maakt zichtbaar hoe je bedrijf is georganiseerd: welke onderdelen er zijn, wie ervoor verantwoordelijk is en wie aan wie rapporteert. Dat helpt nieuwe medewerkers om hun weg te vinden, voorkomt dubbel werk en maakt duidelijk waar beslissingen worden genomen. Bovendien dwingt het je om na te denken over hoe je bedrijf eigenlijk in elkaar zit.

Begin bij de taken

Begin niet bij de mensen, maar bij het werk. Welke taken moeten er gebeuren in je bedrijf? Denk aan verkoop, uitvoering, planning, administratie en personeelszaken. Groepeer die taken tot logische onderdelen. Pas daarna kijk je wie welke rol vervult. Zo voorkom je dat de structuur wordt gebouwd rond de toevallige talenten van huidige medewerkers.

Kies een indeling

• Naar functie: verkoop, uitvoering, administratie. Eenvoudig en het meest gebruikt.
• Naar klantgroep of markt: bijvoorbeeld zakelijk en particulier.
• Naar vestiging of regio: bij meerdere locaties.
• Een combinatie: bijvoorbeeld vestigingen met een centrale administratie.

Rollen en verantwoordelijkheden

Geef elk onderdeel een eigenaar, en beschrijf kort waarvoor die verantwoordelijk is. Eén persoon kan in een klein bedrijf meerdere rollen hebben; dat is prima, zolang het duidelijk is. Leg ook vast wie wie vervangt, zodat het werk doorgaat bij ziekte of vakantie.

Lijnen en span of control

Teken wie aan wie rapporteert. Let op het aantal mensen dat één leidinggevende aanstuurt. Te veel betekent dat er geen tijd is voor begeleiding; te weinig maakt de organisatie zwaar. In de praktijk is een leidinggevende met vijf tot tien directe medewerkers vaak werkbaar, afhankelijk van het werk.

Bijhouden

Een organogram is nooit af. Bij groei, een nieuwe vestiging of een vertrek verandert de structuur. Kijk er jaarlijks naar, en pas het aan als het niet meer klopt. Deel het met je medewerkers, zodat iedereen weet hoe het zit.

Veelgemaakte fouten

Een organogram dat is gebouwd rond personen in plaats van taken, waardoor het niet meer klopt als iemand vertrekt. Te veel lagen voor de omvang van het bedrijf. Lijnen op papier die in de praktijk niet worden gevolgd, omdat iedereen toch nog bij de eigenaar aanklopt. Een organogram werkt alleen als iedereen, ook de eigenaar, zich eraan houdt.

Een voorbeeld

Een groeiend installatiebedrijf met twintig medewerkers had geen duidelijke structuur. Alle vragen kwamen bij de eigenaar terecht. Er werd een organogram gemaakt met drie onderdelen: projecten, service en kantoor, elk met een eigen verantwoordelijke. De eigenaar richtte zich op strategie en grote klanten. Medewerkers wisten voortaan bij wie ze terechtkonden, en de eigenaar kreeg zijn agenda terug.

Veelgestelde vragen