Wanneer is een factuur te laat?
Een factuur is te laat betaald als de afgesproken betaaltermijn is verstreken. Heb je in je offerte of algemene voorwaarden geen termijn afgesproken, dan geldt bij zakelijke klanten een wettelijke termijn van 30 dagen. Zakelijke partijen mogen een langere termijn afspreken, maar in de regel niet langer dan 60 dagen. Voor grote ondernemingen die een mkb-leverancier betalen, geldt een maximale termijn van 30 dagen.
Zodra de termijn voorbij is, is de klant in verzuim en mag je in principe wettelijke rente rekenen. Bij zakelijke klanten is dat de wettelijke handelsrente, die hoger ligt dan de gewone wettelijke rente voor particulieren.
Stap 1: de vriendelijke herinnering
De meeste te late betalingen zijn geen onwil, maar een vergeten factuur of een interne goedkeuring die blijft hangen. Stuur daarom kort na de vervaldatum een vriendelijke herinnering, met de factuur als bijlage. Bellen werkt vaak nog beter: je hoort direct of er iets aan de hand is, bijvoorbeeld een onduidelijkheid op de factuur of een klacht over de levering.
Stap 2: de aanmaning
Blijft betaling uit, dan volgt een aanmaning. Daarin staat een nieuwe, korte termijn en de mededeling dat je bij uitblijven van betaling verdere stappen zet, inclusief rente en incassokosten. Houd de toon zakelijk. Een aanmaning is geen dreigbrief, maar een duidelijke laatste kans.
Zakelijk of particulier: een belangrijk verschil
Hier lopen de regels uiteen. Bij een zakelijke klant heb je recht op een vergoeding van incassokosten van minimaal 40 euro, of een hoger bedrag als je dat in je algemene voorwaarden hebt afgesproken. Bij een particuliere klant gelden strengere regels:
- Je moet eerst een zogeheten veertiendagenbrief sturen: een laatste aanmaning met een termijn van veertien dagen, waarin staat welke incassokosten er worden gerekend als de klant niet betaalt.
- De incassokosten zijn wettelijk gemaximeerd volgens een vaste staffel, met een minimum van 40 euro. Over de eerste 2.500 euro mag je maximaal 15 procent rekenen; daarboven lopen de percentages af.
- Reken je meer of sla je de veertiendagenbrief over, dan kan de rechter de kosten afwijzen.
Stap 3: uit handen geven aan een incassobureau of advocaat
Reageert de klant niet, dan kun je de vordering uit handen geven. Een incassobureau of incasso-advocaat probeert eerst minnelijk te innen: met brieven, telefoontjes en zo nodig een betalingsregeling. Lukt dat niet, dan volgt de gerechtelijke route. Vraag vooraf naar de kosten en voorwaarden, en controleer of de vordering juridisch sterk staat: is er een opdracht, zijn de voorwaarden van toepassing verklaard en is de levering aantoonbaar?
Stap 4: naar de rechter
Als minnelijke incasso niet werkt, kun je de klant dagvaarden. Vorderingen tot 25.000 euro gaan naar de kantonrechter, waar je geen advocaat verplicht bent. Krijg je gelijk, dan heb je een vonnis waarmee een deurwaarder beslag kan leggen, bijvoorbeeld op een bankrekening of op bezittingen. Weeg wel af of de kosten en de tijd opwegen tegen het bedrag, en of er bij de klant nog iets te halen valt.
Voorkomen is beter dan incasseren
De meeste winst zit niet in een strenge incasso, maar in goede afspraken vooraf en snelle opvolging. Dit maakt het grootste verschil:
- Heldere algemene voorwaarden met een betaaltermijn, rente en incassokosten, die je vooraf ter hand stelt en van toepassing verklaart.
- Een kredietcheck bij nieuwe zakelijke klanten met grote opdrachten.
- Aanbetalingen of termijnfacturen bij langere projecten.
- Direct factureren na levering, en een vast ritme voor het opvolgen van openstaande facturen.
- Inzicht in je debiteurenpositie, zodat je ziet welke klanten structureel laat betalen.
Wie openstaande facturen elke week bekijkt en direct opvolgt, verkort de gemiddelde betaaltermijn vaak met dagen of weken. Dat is geld dat eerder op je rekening staat, zonder dat je er iets extra voor hoeft te verkopen.
De relatie bewaken
Een niet-betalende klant is soms een klant met een probleem: een klacht, een geschil over de levering of financiële problemen. Een gesprek kan dan meer opleveren dan een brief. Maak bij een betalingsregeling altijd schriftelijke afspraken over bedragen en data, en spreek af dat de volledige vordering direct opeisbaar wordt als een termijn wordt gemist. Zo houd je de relatie goed, zonder je positie op te geven.
Leg alles vast
Of je een vordering uiteindelijk kunt innen, hangt vaak af van wat je kunt aantonen. Bewaar daarom de getekende offerte of opdrachtbevestiging, de bevestiging dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn, bewijs van levering en alle correspondentie over de betaling. Noteer ook telefonische afspraken en bevestig ze per e-mail. Met een compleet dossier staat je incassobureau, advocaat of de rechter een stuk sterker.
Veelgestelde vragen
Mag ik bij een zakelijke klant direct incassokosten rekenen?
Bij zakelijke klanten heb je na het verstrijken van de betaaltermijn recht op een vergoeding van minimaal 40 euro aan incassokosten, of een hoger bedrag als dat in je algemene voorwaarden is afgesproken. Een veertiendagenbrief is bij zakelijke klanten niet verplicht, maar een duidelijke aanmaning is wel verstandig.
Wat is een veertiendagenbrief?
Een veertiendagenbrief is een laatste aanmaning aan een particuliere klant, met een termijn van veertien dagen om alsnog te betalen. In de brief staat welke incassokosten er worden gerekend als de klant niet betaalt. Zonder deze brief mag je bij particulieren geen incassokosten in rekening brengen.
Wanneer schakel ik een incassobureau in?
Als herinnering en aanmaning niets opleveren en de klant ook telefonisch niet reageert of geen afspraak nakomt. Wacht niet te lang: hoe ouder een vordering, hoe lastiger de inning. Controleer wel eerst of de vordering juridisch goed onderbouwd is.
Kan ik een betalingsregeling treffen?
Ja, dat is vaak verstandig als een klant wel wil maar niet in één keer kan betalen. Leg de bedragen en data schriftelijk vast en spreek af dat het volledige bedrag direct opeisbaar wordt als een termijn wordt gemist.
