Je salesproces in kaart brengen

Waarom je salesproces in kaart brengen?

Zonder inzicht in je salesproces stuur je op gevoel. Je denkt misschien dat je meer leads nodig hebt, terwijl de echte oorzaak is dat offertes te laat de deur uitgaan of dat niemand belt na het versturen. Door het proces in stappen op te knippen en per stap te meten, zie je waar het vastloopt. Dat maakt verbeteren concreet.

Stap 1: de fasen benoemen

Beschrijf de stappen die een potentiële klant doorloopt, van eerste contact tot opdracht. Voor veel dienstverleners zijn dat: aanvraag of eerste contact, kennismakingsgesprek, offerte, opvolging en opdracht. Voor een groothandel of webshop ziet het er anders uit. Houd het eenvoudig: vier tot zes fasen zijn genoeg. Leg per fase vast wanneer een kans erin komt en wanneer hij door mag naar de volgende.

Stap 2: tellen

Tel over de afgelopen periode, bijvoorbeeld een halfjaar, hoeveel kansen in elke fase zaten, en hoeveel daarvan doorgingen naar de volgende. Zo ontstaat een trechter. Heb je geen CRM, dan geeft een eenvoudige lijst van aanvragen, offertes en opdrachten al veel inzicht. Kijk ook naar de tijd: hoe lang zit er tussen aanvraag en gesprek, en tussen gesprek en offerte?

Stap 3: de grootste lekkage vinden

Bekijk waar het grootste deel afvalt. Komen er veel aanvragen, maar weinig gesprekken? Dan zit het probleem misschien in de reactiesnelheid of de kwalificatie. Veel offertes, maar weinig opdrachten? Dan kan de offerte zelf beter, of de opvolging. Weinig aanvragen? Dan ligt de uitdaging eerder bij marketing. De stap met de grootste lekkage is je grootste hefboom.

Stap 4: gericht verbeteren

• Reageer binnen een werkdag op elke aanvraag; snelheid maakt vaak het verschil.
• Kwalificeer vooraf: past deze klant bij je aanbod, en is er budget en een besluitmoment?
• Maak offertes korter en duidelijker, met het resultaat voor de klant voorop.
• Spreek bij het versturen van de offerte direct een vervolgafspraak af.
• Bel na; veel offertes worden niet afgewezen, maar vergeten.
• Vraag bij een afwijzing waarom; daar leer je het meest van.

Stap 5: meten en herhalen

Leg de belangrijkste cijfers vast: aantal aanvragen, scoringskans per fase, gemiddelde opdrachtwaarde en doorlooptijd. Bespreek ze maandelijks, bijvoorbeeld naast je financiële cijfers. Zo zie je of verbeteringen werken, en kun je beter voorspellen hoeveel omzet er de komende maanden binnenkomt. Een salesproces is nooit af; er is altijd een volgende stap die beter kan.

Sales en marketing verbinden

In veel bedrijven zijn marketing en verkoop gescheiden werelden. Marketing levert aanvragen, verkoop klaagt over de kwaliteit. Met een gezamenlijk beeld van de trechter verdwijnt die discussie: je ziet samen welke aanvragen tot opdrachten leiden, en waar marketing zich op moet richten. Spreek samen af wanneer een aanvraag "goed" is, en hoe hij wordt overgedragen.

Een voorbeeld

Een adviesbureau dacht dat het meer aanvragen nodig had. Uit de trechter bleek dat er genoeg aanvragen waren, maar dat een groot deel van de offertes nooit werd opgevolgd. Het bureau sprak voortaan bij elke offerte een vervolgafspraak af, en belde na als die niet doorging. Ook werden de offertes ingekort tot twee pagina’s. Binnen een halfjaar steeg het aandeel offertes dat een opdracht werd duidelijk, zonder dat er meer aanvragen nodig waren.

De offerte als verkoopinstrument

In veel salesprocessen valt het meeste af tussen offerte en opdracht. Een goede offerte begint niet met je bedrijf, maar met het probleem en het doel van de klant, in zijn eigen woorden. Daarna volgt wat je doet, wat het oplevert en wat het kost. Houd het kort, maak keuzes duidelijk en zet de volgende stap erin. En verstuur hem niet zomaar per e-mail, maar bespreek hem bij voorkeur kort met de klant. Dan hoor je direct wat hij ervan vindt, en kun je twijfels wegnemen voordat ze een afwijzing worden.

Neem ook je bestaande klanten mee in het beeld. Herhaalopdrachten en uitbreidingen bij bestaande klanten volgen vaak een eigen, korter proces, met een veel hogere scoringskans. Wie daar bewust aandacht aan geeft, haalt vaak meer omzet binnen dan met nieuwe klanten.

Veelgestelde vragen