Werkkapitaal verbeteren: debiteuren, voorraad en crediteuren

Wat is werkkapitaal?

Werkkapitaal is het geld dat je nodig hebt om je dagelijkse bedrijfs­voering te financieren. Je betaalt inkoop, salarissen en kosten voordat je klant jou betaalt. Het verschil zit vast in voorraad, onderhanden werk en openstaande facturen, verminderd met wat je zelf nog aan leveranciers moet betalen. Hoe groter dat bedrag, hoe meer geld er vastzit, en hoe sneller je bij groei tegen een tekort aanloopt.

Meet het in dagen

Werkkapitaal wordt pas stuurbaar als je het meet. Een handige manier is rekenen in dagen. Debiteurendagen: hoeveel dagen het gemiddeld duurt voordat klanten betalen. Voorraaddagen: hoeveel dagen omzet er gemiddeld op de plank ligt. Crediteurendagen: hoeveel dagen je gemiddeld neemt om je leveranciers te betalen. Samen geven ze aan hoe lang je geld gemiddeld vastzit voordat het terugkomt.

Een rekenvoorbeeld: een bedrijf met een omzet van drie miljoen euro per jaar heeft gemiddeld ruim achtduizend euro omzet per dag. Als klanten gemiddeld tien dagen sneller betalen, komt er ruim tachtigduizend euro vrij. Zonder dat er een euro extra omzet of winst nodig is.

Knop 1: debiteuren

• Factureer direct na levering of bij mijlpalen, niet aan het eind van de maand.
• Spreek een korte betaaltermijn af en vermeld die duidelijk op de factuur.
• Herinner op vaste momenten, vriendelijk maar consequent.
• Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling of termijnbetalingen.
• Maak betalen makkelijk, bijvoorbeeld met een betaallink.

Knop 2: voorraad

Voorraad is geld op de plank. Kijk welke artikelen snel en welke langzaam lopen, en pas je bestelbeleid daarop aan. Langzaam lopende of incourante voorraad kost niet alleen geld, maar ook ruimte en vaak afwaardering. Maak afspraken met leveranciers over kortere levertijden of kleinere leveringen, zodat je minder voorraad hoeft aan te houden. Bij bedrijven met onderhanden werk, zoals installateurs of dienstverleners, geldt hetzelfde: werk dat klaar is maar niet gefactureerd, is geld dat je de klant voorschiet.

Knop 3: crediteuren

Benut de betaaltermijnen die je met leveranciers hebt afgesproken, zonder ze te overschrijden. Betaal niet eerder dan nodig, tenzij je een korting voor snelle betaling krijgt die de moeite waard is. Onderhandel bij grote leveranciers over langere termijnen. Let wel op de relatie: een leverancier die je te laat betaalt, zal je bij schaarste minder snel helpen. Het doel is evenwicht, niet het zo lang mogelijk uitstellen.

Volg het maandelijks

Neem de debiteuren-, voorraad- en crediteurendagen op in je maandelijkse cijfers, en bespreek ze in het maandoverleg. Zo zie je direct als het geld langer vast gaat zitten, bijvoorbeeld omdat een grote klant later gaat betalen. Een liquiditeits­prognose laat daarnaast zien wat dat betekent voor je kaspositie in de komende maanden.

Werkkapitaal en groei

Bij groei stijgt het werkkapitaal mee: meer omzet betekent meer openstaande facturen en vaak meer voorraad. Daardoor lopen groeiende bedrijven vaak juist tegen kastekorten aan, ondanks een goede winst. Reken bij een groeiplan daarom altijd uit hoeveel extra werkkapitaal nodig is, en of je dat uit eigen middelen kunt betalen of moet financieren, bijvoorbeeld met een kredietfaciliteit of factoring.

Een voorbeeld

Een technische groothandel groeide hard, maar zat elke maand krap bij kas. Een analyse liet zien dat klanten gemiddeld ruim vijftig dagen deden over betalen, terwijl de afgesproken termijn dertig dagen was, en dat een kwart van de voorraad al meer dan een jaar niet was verkocht. Het bedrijf ging direct factureren na levering, voerde een vast herinneringsritme in en ruimde de incourante voorraad op. Binnen een half jaar kwam er ruim honderdduizend euro vrij, en kon een geplande uitbreiding van het krediet worden geschrapt.

Factoring en kredietfaciliteiten

Lukt het niet om voldoende werkkapitaal vrij te maken, dan zijn er financierings­vormen die specifiek op werkkapitaal zijn gericht. Bij factoring verkoop je je openstaande facturen aan een factormaatschappij, die je direct een groot deel van het bedrag uitbetaalt. Een kredietfaciliteit bij de bank geeft je een buffer om pieken op te vangen. Beide kosten geld, dus gebruik ze als aanvulling op een goed beheerd werkkapitaal, niet als vervanging.

Begin daarom altijd bij de drie knoppen. Wat je met beter debiteuren­beheer, slimmer voorraadbeheer en goede afspraken met leveranciers vrijmaakt, hoef je niet te financieren, en kost je dus ook geen rente.

Betrek je team erbij. Verkopers die korte betaaltermijnen afspreken, inkopers die kritisch bestellen en projectleiders die direct na oplevering laten factureren, maken samen het verschil. Laat zien wat het oplevert, en maak het onderdeel van de doelen.

Veelgestelde vragen