Sturen op een paar doelen, met een kwartaalritme

Waarom strategie vaak niet landt

Een strategie mislukt zelden omdat het plan slecht is. Veel vaker strandt de uitvoering. Er zijn te veel doelen tegelijk, niemand is verantwoordelijk, de voortgang wordt niet gevolgd en het dagelijkse werk wint het altijd van het belangrijke werk. Een jaarplan dat in januari wordt gemaakt en in december wordt geëvalueerd, is te traag om bij te sturen.

Van koers naar kwartaaldoelen

Begin bij je koers voor de komende jaren: waar wil je naartoe? Vertaal die naar een beperkt aantal doelen voor het komende kwartaal. Drie tot vijf is genoeg. Een goed kwartaaldoel is ambitieus maar haalbaar, en brengt de koers zichtbaar dichterbij. Bijvoorbeeld: “de nieuwe dienst staat in de markt en heeft de eerste vijf klanten”, of “de doorlooptijd van offerte tot start is gehalveerd”.

Maak het meetbaar

Koppel aan elk doel twee of drie meetbare resultaten. Daaraan zie je of het doel is bereikt. Niet “meer klanten”, maar “vijf nieuwe klanten voor de nieuwe dienst” of “een offerteconversie van 40 procent”. Deze werkwijze lijkt op de OKR-methode, waarbij doelen worden gecombineerd met meetbare kernresultaten. Het gaat niet om de precieze methode, maar om de discipline: weten wat je wilt bereiken en hoe je ziet dat het gelukt is.

Eén eigenaar per doel

Elk doel krijgt één eigenaar: iemand die ervoor zorgt dat het gebeurt, de voortgang bewaakt en aan de bel trekt als het vastloopt. Dat hoeft niet de ondernemer te zijn; het werkt vaak beter als teamleiders of medewerkers eigenaar zijn van een doel. Dat vergroot de betrokkenheid, en ontlast de ondernemer.

Een vast ritme

• Wekelijks: een kort moment waarin de eigenaren de voortgang en knelpunten delen.
• Maandelijks: de cijfers bespreken naast de doelen, en bijsturen waar nodig.
• Elk kwartaal: terugkijken, leren en de doelen voor het volgende kwartaal vaststellen.
• Jaarlijks: de koers zelf herijken op basis van wat je hebt geleerd.

Het ritme is belangrijker dan de perfecte doelen. Wie elk kwartaal terugkijkt en bijstelt, leert snel wat werkt. Doelen die niet worden gehaald, zijn geen mislukking maar informatie: was het doel te ambitieus, kwam er iets tussen, of was het de verkeerde keuze?

Laat het zien

Maak de doelen en de voortgang zichtbaar voor het hele team, bijvoorbeeld op een scherm in het kantoor of in een dashboard. Mensen werken harder aan doelen die ze kennen en waarvan ze de voortgang zien. Koppel de doelen waar mogelijk aan de cijfers die je toch al volgt, zodat het geen extra administratie wordt.

Zeg ook nee

Een paar doelen kiezen betekent ook dat je andere dingen bewust niet doet. Dat is misschien het moeilijkste deel. Nieuwe ideeën zijn welkom, maar ze komen op een lijst voor het volgende kwartaal, niet direct op het bord. Zo houd je de focus vast en maak je de doelen die je hebt gekozen ook echt af.

Een voorbeeld

Een dienstverlener met dertig medewerkers had een ambitieus groeiplan, maar na een jaar was er weinig van terechtgekomen. Er liepen twaalf projecten tegelijk en niemand had overzicht. Het managementteam koos voor het volgende kwartaal drie doelen, elk met een eigenaar en twee meetbare resultaten, en besprak de voortgang wekelijks in een kwartier. Twee van de drie doelen werden gehaald; van het derde werd veel geleerd. Na een jaar met dit ritme lag het bedrijf weer op koers met het groeiplan.

Koppel doelen aan cijfers

Kwartaaldoelen werken het best als ze aansluiten bij de cijfers die je al volgt. Staat in je dashboard de omzet per dienst, de doorlooptijd of de klanttevredenheid, gebruik die dan als meetbaar resultaat. Zo zie je in het maandoverleg in één oogopslag of een doel op koers ligt, zonder aparte lijstjes bij te houden.

Begin klein. Kies voor het eerste kwartaal maximaal drie doelen, en focus vooral op het ritme. Na een paar kwartalen wordt het een gewoonte, en kun je het verfijnen. Bedrijven die het volhouden, merken dat de strategie niet langer een document in een la is, maar iets waar het hele team elke week aan werkt.

Een adviseur kan helpen om het ritme op te zetten, de eerste doelen scherp te krijgen en het kwartaaloverleg te begeleiden, totdat het team het zelf overneemt.

Veelgestelde vragen