Wanneer mag je incassokosten rekenen?
Incassokosten zijn de kosten die je maakt om een onbetaalde vordering alsnog te innen buiten de rechter om, zoals aanmaningen, telefoontjes en het inschakelen van een incassobureau. Je mag ze in rekening brengen als de klant in verzuim is, dus als de betaaltermijn is verstreken. Voor zakelijke en particuliere klanten gelden daarbij verschillende regels.
Zakelijke klanten
Bij een zakelijke klant heb je na het verstrijken van de betaaltermijn recht op een vergoeding van minimaal veertig euro aan incassokosten. Heb je in je algemene voorwaarden of overeenkomst een hoger bedrag of percentage afgesproken, dan geldt in principe dat afgesproken bedrag, al kan een rechter een onredelijk hoog bedrag matigen. Een veertiendagenbrief is bij zakelijke klanten niet verplicht, maar een duidelijke aanmaning is wel verstandig.
Daarnaast mag je bij zakelijke klanten de wettelijke handelsrente rekenen over het openstaande bedrag, vanaf het moment dat de betaaltermijn is verstreken. Die rente ligt hoger dan de gewone wettelijke rente voor particulieren, en wordt periodiek vastgesteld.
Particuliere klanten
Voor particulieren gelden strengere regels. Voordat je incassokosten mag rekenen, moet je een veertiendagenbrief sturen: een aanmaning waarin je de klant veertien dagen de tijd geeft om alsnog te betalen, en waarin staat welke incassokosten je rekent als hij dat niet doet. De termijn gaat in op de dag na ontvangst van de brief. Pas als de klant ook na die termijn niet betaalt, mag je de kosten in rekening brengen.
De hoogte van de incassokosten bij particulieren is wettelijk gemaximeerd volgens een vaste staffel:
Bij een openstaande factuur van duizend euro mag je dus maximaal honderdvijftig euro rekenen, en bij een factuur van vijfhonderd euro maximaal vijfenzeventig euro. Rekenen meer dan de staffel toestaat, of sla je de veertiendagenbrief over, dan kan een rechter de incassokosten volledig afwijzen.
Btw over incassokosten
Of je btw mag rekenen over de incassokosten, hangt af van je eigen btw-positie. Kun je de btw over de incassokosten zelf niet aftrekken, bijvoorbeeld omdat je vrijgestelde prestaties levert, dan mag je de btw doorberekenen. Ben je wel btw-plichtig en kun je de btw aftrekken, dan wordt in de regel geen btw doorberekend. Laat dit voor jouw situatie toetsen voordat je het op je aanmaningen zet.
Leg het vooraf vast
De beste manier om discussie te voorkomen, is om het vooraf goed te regelen. Leg in je algemene voorwaarden je betaaltermijn vast, en wat er gebeurt bij te late betaling: rente en incassokosten. Zorg dat je voorwaarden van toepassing zijn verklaard en vooraf aan de klant zijn verstrekt. Bij zakelijke klanten kun je dan een hoger bedrag afspreken dan het minimum; bij particulieren blijft de wettelijke staffel de grens.
Gerechtelijke kosten zijn iets anders
Incassokosten gaan over de kosten buiten de rechter om. Komt het tot een procedure, dan gelden andere regels. De rechter kan de verliezende partij veroordelen in de proceskosten, maar die worden meestal berekend volgens vaste tarieven en dekken lang niet altijd alle werkelijke kosten. Weeg daarom af of een procedure in verhouding staat tot het bedrag dat je wilt innen.
Praktische tips
- Stuur altijd eerst een vriendelijke herinnering: veel klanten zijn het gewoon vergeten.
- Gebruik bij particulieren een veertiendagenbrief die aan alle eisen voldoet.
- Reken nooit meer dan de staffel toestaat bij particulieren.
- Bewaar bewijs van verzending van je aanmaningen.
- Geef de vordering niet te laat uit handen: hoe ouder de vordering, hoe lastiger de inning.
Wie consequent en correct te werk gaat, krijgt vaker en sneller betaald, en staat sterk als het toch tot een procedure komt. Een goed ingericht debiteurenbeheer, met vaste momenten voor herinneringen en aanmaningen, is daarbij de basis.
Een rekenvoorbeeld
Een particuliere klant laat een factuur van 3.000 euro openstaan. Na de veertiendagenbrief betaalt hij nog steeds niet. Over de eerste 2.500 euro mag maximaal 15 procent worden gerekend, dus 375 euro. Over de resterende 500 euro maximaal 10 procent, dus 50 euro. De maximale incassokosten komen daarmee op 425 euro, eventueel vermeerderd met btw als je die zelf niet kunt aftrekken. Daarnaast mag je de wettelijke rente rekenen vanaf het moment van verzuim. Bij een zakelijke klant met dezelfde factuur geldt minimaal veertig euro, of het hogere bedrag uit je voorwaarden.
Kijk tot slot kritisch naar je eigen proces. Veel incassokosten zijn te voorkomen met duidelijke afspraken vooraf, snel factureren en een vast ritme voor herinneringen. Elke factuur die op tijd wordt betaald, bespaart je de moeite van aanmanen en de discussie over kosten. Zo wordt het rekenen van incassokosten een uitzondering, in plaats van een vast onderdeel van je administratie.
Veelgestelde vragen
Hoeveel incassokosten mag ik bij een zakelijke klant rekenen?
Minimaal veertig euro, of een hoger bedrag als je dat in je voorwaarden of overeenkomst hebt afgesproken. Een rechter kan een onredelijk hoog bedrag wel matigen.
Is een veertiendagenbrief verplicht?
Bij particuliere klanten wel, voordat je incassokosten mag rekenen. Bij zakelijke klanten niet, al is een duidelijke aanmaning verstandig.
Wat is de maximale incassovergoeding bij particulieren?
Die volgt uit een wettelijke staffel: 15 procent over de eerste € 2.500 (minimaal € 40), aflopend daarboven, met een maximum van € 6.775.
Mag ik ook rente rekenen?
Ja. Bij zakelijke klanten de wettelijke handelsrente, bij particulieren de wettelijke rente, vanaf het moment dat de klant in verzuim is.
Mag ik btw rekenen over incassokosten?
Alleen als je de btw over die kosten zelf niet kunt aftrekken. Laat dit voor jouw situatie toetsen.
