Fouten in de salaris­administratie die je geld kosten

Fout 1: de verkeerde cao, of de cao niet bijhouden

Valt je bedrijf onder een cao, dan gelden daarin afspraken over lonen, toeslagen, verlof en pensioen. Werk je met de verkeerde cao, of mis je een loonsverhoging of nieuwe toeslag, dan betaal je te weinig. Medewerkers kunnen dat met terugwerkende kracht claimen. Controleer daarom welke cao van toepassing is, ook als je activiteiten veranderen, en verwerk wijzigingen tijdig.

Fout 2: de verkeerde WW-premie

Werkgevers betalen een lage WW-premie voor medewerkers met een vast contract, en een hoge premie voor flexibele contracten. Voor de lage premie moet het contract wel schriftelijk zijn vastgelegd en aan een paar voorwaarden voldoen. Ontbreekt een getekend contract, of wordt een medewerker veel meer uren uitbetaald dan afgesproken, dan kan de Belastingdienst achteraf de hoge premie naheffen.

Fout 3: de werkkostenregeling overschrijden

Via de werkkostenregeling mag je een deel van de loonsom belastingvrij besteden aan vergoedingen en verstrekkingen, zoals een kerstpakket of een personeelsuitje. Gaat het totaal boven de vrije ruimte uit, dan betaal je eindheffing over het meerdere. Veel werkgevers houden dit pas aan het eind van het jaar bij, als er niets meer te sturen valt. Houd de vrije ruimte gedurende het jaar bij, en wijs vergoedingen bewust toe.

Fout 4: bijtelling en dga-salaris vergeten

Rijdt een medewerker of dga privé in een auto van de zaak, dan moet de bijtelling in de loonadministratie worden verwerkt, tenzij aantoonbaar minder dan 500 kilometer privé wordt gereden. Een vergeten bijtelling leidt tot een naheffing. Voor de dga geldt daarnaast de gebruikelijkloonregeling: een te laag salaris kan door de Belastingdienst worden gecorrigeerd. Leg beide jaarlijks vast en controleer ze.

Fout 5: vakantiegeld, verlof en overuren

Minder zichtbaar, maar vaak voorkomend: vakantiegeld dat over een te lage grondslag wordt berekend, verlofsaldi die niet kloppen, of overuren en toeslagen die niet goed worden verwerkt. Medewerkers merken dit vaak pas bij uitdiensttreding, als het verlof wordt afgerekend. Dan volgen discussies die met een goede registratie te voorkomen waren.

Fout 6: zzp’ers die eigenlijk werknemers zijn

Werk je met zzp’ers die in de praktijk werken als werknemers, onder gezag en ingebed in je organisatie, dan kan de Belastingdienst de relatie als dienstbetrekking zien. Dan zijn alsnog loonheffingen en premies verschuldigd. Toets daarom regelmatig hoe je met zelfstandigen werkt, en leg de afspraken goed vast.

Fouten corrigeren

Ontdek je een fout, corrigeer hem dan zo snel mogelijk. Fouten in de aangifte loonheffingen corrigeer je met een correctiebericht over het betreffende tijdvak. Medewerkers die te weinig hebben ontvangen, betaal je bij; bij te veel betaald loon maak je afspraken over terugbetaling. Wie zelf tijdig corrigeert, voorkomt in de regel boetes, en houdt het vertrouwen van medewerkers.

Voorkomen met een periodieke check

De meeste fouten zijn te voorkomen met een jaarlijkse controle van de basis: klopt de cao, zijn alle contracten getekend, wordt de vrije ruimte bewaakt, zijn bijtellingen en het dga-salaris actueel, en kloppen de verlofsaldi? Een salarisadministrateur die je bedrijf kent, signaleert bovendien veranderingen die gevolgen hebben voor de loonadministratie, zoals een nieuwe functie, een andere auto of een uitbreiding van het team.

Een voorbeeld

Bij een controle bleek dat een installatiebedrijf jarenlang de lage WW-premie had toegepast voor medewerkers van wie het vaste contract nooit was getekend. Daarnaast was de werkkostenregeling flink overschreden door een jaarlijks personeelsuitje en cadeaukaarten. De naheffing was fors. Het bedrijf liet daarna jaarlijks een check uitvoeren, legde alle contracten schriftelijk vast en ging de vrije ruimte maandelijks bewaken. Sindsdien zijn er geen naheffingen meer geweest.

Let ook op wijzigingen die je zelf doorgeeft. Een salarisverhoging, een nieuwe auto of een contractverlenging die niet of te laat wordt gemeld, is een van de meest voorkomende oorzaken van fouten. Spreek daarom vaste momenten af waarop mutaties worden doorgegeven, en controleer de loonstroken na een wijziging.

Veelgestelde vragen