Een begroting maken die je echt gebruikt

Waarom een begroting?

Een begroting is meer dan een verplichting voor de bank. Het is de vertaling van je plannen naar cijfers. Wat wil je bereiken, wat kost dat, en wat levert het op? Door die vragen vooraf te beantwoorden, maak je bewuste keuzes. En gedurende het jaar laat de begroting zien of je op koers ligt, zodat je tijdig kunt bijsturen.

Begin bij je doelen

Veel begrotingen worden gemaakt door de cijfers van vorig jaar met een paar procent te verhogen. Dat is snel, maar zegt weinig over wat je wilt bereiken. Begin daarom bij je doelen voor het komende jaar. Wil je groeien, een nieuwe dienst lanceren, je marge verbeteren of investeren in je organisatie? Vertaal die doelen naar concrete aannames, en bouw van daaruit je begroting op.

De omzet

Begroot de omzet zo concreet mogelijk: per product, dienst, klantgroep of vestiging. Gebruik daarbij de cijfers van vorig jaar als basis, en pas ze aan op basis van je plannen en verwachtingen. Welke klanten verwacht je te behouden, welke nieuwe komen erbij, en wat zijn de prijsafspraken? Hoe concreter de onderbouwing, hoe beter je later kunt zien waar afwijkingen vandaan komen.

De kosten

Maak onderscheid tussen directe kosten, die meebewegen met de omzet, zoals inkoop en materiaal, en indirecte kosten, die min of meer vast zijn, zoals huur, salarissen en verzekeringen. Begroot de personeelskosten per persoon of functie, inclusief werkgeverslasten, vakantiegeld en verwachte loonstijgingen. Vergeet de kosten van je plannen niet: extra marketing, opleidingen of nieuwe medewerkers.

Investeringen en financiering

Neem geplande investeringen op, met het moment waarop ze plaatsvinden en hoe ze worden gefinancierd. Investeringen staan niet direct in je winst- en verliesrekening, maar via afschrijvingen wel. En ze hebben grote invloed op je kasstroom. Koppel daarom je begroting aan een liquiditeits­prognose, zodat je ook ziet wat de plannen betekenen voor het geld op de bank.

Verdeel over de maanden

Een jaarbegroting is pas bruikbaar voor sturing als je hem verdeelt over de maanden. Houd daarbij rekening met seizoenen, vakantieperiodes en het moment waarop kosten en investeringen vallen. Zo kun je elke maand de werkelijke cijfers vergelijken met de begroting, en zie je direct waar het afwijkt.

Maandelijks vergelijken

Leg elke maand de werkelijke cijfers naast de begroting. Waar wijkt het af, en waarom? Een afwijking is niet per se slecht: misschien loopt de omzet beter dan verwacht, of is een investering uitgesteld. Het gaat erom dat je de afwijkingen begrijpt en bewust beslist of je moet bijsturen. Bespreek de vergelijking in je maandoverleg, en houd het overzicht beknopt: een paar regels per hoofdpost is genoeg.

Bijstellen of niet?

Als de werkelijkheid sterk afwijkt, kan het verleidelijk zijn de begroting aan te passen. Doe dat bij voorkeur niet: de begroting is je oorspronkelijke plan, en de vergelijking laat zien hoe ver je ervan afwijkt. Werk in plaats daarvan met een aparte prognose, waarin je je verwachting voor de rest van het jaar bijwerkt. Zo houd je zowel het plan als de actuele verwachting in beeld.

Betrek je team

Een begroting die alleen door de ondernemer of de financiële afdeling wordt gemaakt, voelt voor de rest van het bedrijf als iets van buiten. Betrek daarom de teamleiders bij het opstellen van de begroting voor hun afdeling. Zij weten wat er nodig is, en voelen zich daarna ook verantwoordelijk voor het halen van de cijfers.

Een voorbeeld

Een groothandel maakte jarenlang een begroting door de cijfers van vorig jaar met vijf procent te verhogen. Gedurende het jaar werd er niet meer naar gekeken. Het bedrijf ging over op een begroting per productgroep en per maand, opgesteld samen met de verkoopleiders. Elke maand werden de cijfers vergeleken en besproken. Al in het eerste kwartaal bleek dat één productgroep achterbleef, waardoor tijdig een actie kon worden gestart. Aan het eind van het jaar lag het resultaat dicht bij de begroting.

Met een begroting die je echt gebruikt, verandert de manier waarop je je bedrijf bestuurt. Je reageert niet meer achteraf op cijfers, maar stuurt vooraf op je plannen, en ziet tijdig wanneer je moet bijsturen. Dat geeft rust, en betere resultaten.

Hulpmiddelen

Voor een eenvoudige begroting volstaat een spreadsheet. Wil je de begroting maandelijks automatisch vergelijken met de werkelijkheid, dan is een begrotingsmodule in je boekhoudpakket of een gekoppeld dashboard handiger. De werkelijke cijfers komen dan automatisch binnen, en je ziet zonder handwerk waar je afwijkt. Dat bespaart tijd, en maakt de maandelijkse vergelijking eenvoudiger vol te houden.

Belangrijker dan het hulpmiddel is het ritme: een begroting die elke maand wordt besproken, levert meer op dan een perfect model dat niemand opent.

Veelgestelde vragen