Voor HR-afdelingen is het een constante uitdaging om de juiste mensen te werven en te behouden in deze tijd van een zeer krappe arbeidsmarkt. Echter, wanneer HR-professionals vastzitten in tijdrovende administratieve taken, wordt het vrijwel onmogelijk om zich volledig te focussen op deze taak.
Steeds meer HR-afdelingen zetten daarom technologie in om HR-taken en HR-processen te optimaliseren en digitaliseren. De inzet van technologie biedt hier een uitweg door HR-professionals te bevrijden van repetitieve administratieve taken en kunnen zij zich meer bezighouden met organisatorische en strategische vraagstukken.
Efficiëntie en Strategische Focus
De digitalisering van HR-processen is een ontwikkeling die gelukkig steeds meer aandacht krijgt binnen organisaties. Maar wat houdt het eigenlijk precies in? Kort gezegd verwijst het naar het gebruik van technologie en digitale tools om HR-processen efficiënter en effectiever te maken en dat terugkerende handmatige processen binnen HR digitaal en geautomatiseerd worden uitgevoerd.
Traditioneel werden (of worden) veel HR-taken (nog steeds) handmatig uitgevoerd, zoals het bijhouden van personeelsdossiers, urenregistratie, het verwerken van mutaties voor de salarisadministratie en het beheren van sollicitatieprocedures. Dit vraagt veel tijd en energie van HR-afdelingen, die daardoor minder tijd hebben voor de ontwikkeling van medewerkers en het verbeteren van de organisatie.
Met de digitalisering, ook wel E-HRM genoemd, van HR-processen worden deze taken geautomatiseerd en gestroomlijnd met behulp van specifieke HR-software, tools en systemen. Dit stelt HR-afdelingen in staat om zich te concentreren op meer strategische taken, zoals strategische personeelsplanning, leiderschapsontwikkeling en het bevorderen van werknemersbetrokkenheid.
Noodzaak voor Organisatorische Continuïteit
Het digitaliseren van HR-processen is essentieel voor de continuïteit van een organisatie. Hoewel digitale HR-processen in het verleden als “nice to have” werden beschouwd, plukken organisaties die hier eerder in hebben geïnvesteerd daar nu de vruchten van. Als jouw organisatie nog geen actie heeft ondernomen, is het van groot belang om dit nu te doen om niet verder achterop te raken. Het is echter cruciaal om de digitalisering van HR-processen op een manier uit te voeren die past bij de specifieke behoeften van jouw organisatie. Vernieuwen om het vernieuwen werkt namelijk averechts.
E-HRM zorgt ervoor dat veel administratieve werkzaamheden op de HR-afdeling komen te vervallen. De rol van HR verandert daardoor van een operationele naar een strategische rol, en van administrerend naar adviserend. Gedetailleerde dashboards met essentiële ken- en stuurgetallen stellen HR-professionals in staat om de organisatie aan te sturen op basis van actuele managementinformatie. Op het niveau van het managementteam verandert de rol van HR van rapporteren naar adviseren over de koers van de organisatie.
Efficiëntieverbetering en kostenbesparing in één
Naast het feit dat digitalisering van HR-processen de efficiëntie verbetert, biedt het ook kostenbesparingen. Door HR-processen te digitaliseren, kunnen kosten bespaard worden op het gebied van papierwerk, printen en verzending van documenten. Bovendien kunnen geautomatiseerde processen worden uitgevoerd zonder extra medewerkers aan te nemen.
Transparantie, Tijdsbesparing én Strategisch Inzichten
Een ander belangrijk voordeel van de digitalisering van HR-processen is het creëren van transparantie binnen de organisatie. Door HR-zaken toegankelijk te maken via digitale kanalen, wordt informatie niet langer beperkt tot één afdeling. Dit geldt niet alleen voor de HR-afdeling, maar met behulp van e-HRM kunnen ook processen en informatie van andere afdelingen worden opengesteld. Met behulp van overzichtelijke dashboards en rapportages kunnen alle belanghebbenden inzicht krijgen in relevante HR-gegevens en prestaties. Dit draagt bij aan een transparante en open bedrijfscultuur.
Tegelijkertijd leidt de digitalisering van HR-processen tot aanzienlijke tijdsbesparingen. Taken die voorheen handmatig moesten worden uitgevoerd, kunnen nu automatisch worden afgehandeld. Hierdoor krijgt de HR-afdeling eindelijk de tijd en ruimte om zich te richten op strategische HR-taken. Dit heeft niet alleen een positief effect op de moraal binnen de afdeling, maar helpt ook het bedrijf vooruit door HR in staat te stellen zich te concentreren op initiatieven die de organisatie op lange termijn ten goede komen.
Door alle processen te digitaliseren en te automatiseren, ontstaat er een schat aan waardevolle informatie die voorheen niet beschikbaar was. Dit biedt een enorme boost aan strategische HR. Met de centrale opslag van gegevens kunnen HR-professionals alle data met betrekking tot HR bekijken in een dashboard. Dit dashboard visualiseert op overzichtelijke wijze de 'big data' die voortkomt uit de digitalisering van HR-processen. Hierdoor krijgt de HR-afdeling gedetailleerd inzicht in de organisatie en kan ze strategische beslissingen nemen op basis van concrete gegevens en analyses.
Van Administrateur naar Strateeg
De digitalisering van HR-processen is nu meer dan ooit een absolute noodzaak geworden. Het stelt HR-afdelingen in staat om zich te bevrijden van tijdrovende administratieve taken en zich te richten op strategische initiatieven die bijdragen aan het succes van de organisatie. Door HR-processen te digitaliseren, kunnen kosten worden bespaard, transparantie worden bevorderd en waardevolle data worden gegenereerd voor strategische besluitvorming. Het is essentieel voor organisaties om de voordelen van digitalisering te omarmen en zich aan te passen aan de snel veranderende wereld van HR. Alleen zo kunnen ze een concurrentievoordeel behalen en succesvol blijven in de huidige dynamische arbeidsmarkt.
Hoewel de voordelen van de digitalisering van HR-processen duidelijk zijn, is het belangrijk om te onthouden dat dit geen magische oplossing is voor alle problemen. Een zorgvuldige implementatie van digitale oplossingen en de juiste training voor medewerkers zijn van vitaal belang om ervoor te zorgen dat ze effectief kunnen werken met deze nieuwe systemen.
Conclusie
Kortom, de digitalisering van HR-processen heeft aanzienlijke voordelen voor organisaties. Het verbetert de efficiëntie, bespaart kosten, verhoogt de kwaliteit van HR-processen en biedt ongekend inzicht. Dit is van onschatbare waarde voor strategische HR. Het is de verantwoordelijkheid van jou als ondernemer en HR-professionals om deze voordelen te omarmen en digitale oplossingen te integreren in het HR-werk, om een effectievere en efficiëntere HR-functie te creëren. Het is nu tijd om de kracht van digitalisering te omarmen en te profiteren van de vele voordelen die het biedt. Taken die vroeger handmatig werden uitgevoerd, worden nu automatisch afgehandeld. Hierdoor krijgt je HR-afdeling de mogelijkheid om zich eindelijk op strategisch HR te richten. Dit heeft een positieve invloed op de moraal binnen de afdeling en draagt bij aan de vooruitgang van het bedrijf.
Vragen of contact
Heb je nog vragen of wil je meer informatie ontvangen over de digitalisering van HR-processen? Neem gerust contact met ons op. Eén van onze adviseurs staan klaar om je te helpen bij het begrijpen en implementeren van digitale oplossingen die de efficiëntie en effectiviteit van jouw HR-functie kunnen verbeteren.