Veranderen terwijl de winkel openblijft

De grootste valkuil

De meest gemaakte fout is verandering behandelen als iets wat er gewoon bij kan. Medewerkers die al vol zitten met hun dagelijkse werk, krijgen er een project bij. Het gevolg: of de verandering loopt vast, of het dagelijkse werk lijdt eronder. Een succesvolle verandering begint met de erkenning dat het tijd en aandacht kost.

Kies en faseer

Doe niet alles tegelijk. Kies de veranderingen die het meest opleveren of het meest urgent zijn, en zet de rest bewust op een later moment. Knip grote veranderingen op in fasen, bijvoorbeeld per afdeling of per proces. Zo blijft het overzichtelijk, en kan de rest van het bedrijf doorlopen terwijl één onderdeel verandert.

Maak capaciteit vrij

• Wijs een trekker aan met tijd voor de verandering.
• Schrap of stel ander werk uit tijdens drukke fasen.
• Overweeg tijdelijke extra capaciteit, intern of extern.
• Plan de zwaarste stappen in een rustigere periode.

Bescherm je klanten

Tijdens een overgang gaat er makkelijk iets mis. Bepaal vooraf welke service en kwaliteit hoe dan ook overeind moeten blijven, en bewaak die. Informeer klanten als iets gevolgen voor hen heeft, bijvoorbeeld een overstap op een nieuw systeem. En zorg voor een terugvaloptie als het nieuwe nog niet goed werkt.

Houd je mensen erbij

Medewerkers moeten tegelijk hun werk doen en wennen aan iets nieuws. Leg uit waarom de verandering nodig is, betrek ze bij de uitvoering en zorg voor training op het juiste moment. Erken dat het zwaar kan zijn, en vier tussentijdse resultaten. Zo blijft de energie erin.

Borgen

Een verandering is pas klaar als de nieuwe werkwijze vanzelfsprekend is. Leg vast hoe het nu werkt, ruim oude systemen en gewoonten op en meet of de verandering doet wat ze moest doen. Zonder borging zakken mensen terug in oude patronen, vooral als het druk wordt.

Een tijdelijke projectstructuur

Bij grotere veranderingen helpt een eenvoudige projectstructuur: een trekker, een klein kernteam en een vast overleg, bijvoorbeeld wekelijks. Het kernteam bewaakt de planning, lost knelpunten op en houdt contact met de rest van de organisatie. Na afloop wordt de structuur weer opgeheven. Zo krijgt de verandering de aandacht die nodig is, zonder dat de hele organisatie stilvalt.

Een voorbeeld

Een groothandel voerde een nieuw ERP-systeem in, terwijl de orders gewoon moesten doorlopen. In plaats van een grote overstap in één weekend, werd de invoering opgeknipt in drie fasen: eerst de inkoop, dan de verkoop en tot slot de financiële administratie. Per fase werd een rustige periode gekozen, met tijdelijke extra ondersteuning. De klanten merkten nauwelijks iets van de overstap, en de medewerkers hadden tijd om te wennen.

Veelgestelde vragen