Van jaarcijfers naar maandcijfers: waarom sneller rapporteren loont

Waarom maandcijfers?

Een jaar­rekening is nodig, maar als stuurinstrument komt hij te laat. Een daling in de marge die in maart begint, zie je pas het jaar erna terug. Met maandcijfers zie je het binnen enkele weken, en kun je ingrijpen: prijzen aanpassen, kosten terugdringen of een investering uitstellen. Daarnaast helpen maandcijfers bij gesprekken met de bank, bij het plannen van belastingbetalingen en bij het bewaken van je liquiditeit.

Wat er nodig is

• Een actuele administratie, met bankkoppeling en direct verwerkte facturen.
• Een vaste maandafsluiting, op een vaste dag in de nieuwe maand.
• Afgrenzing: kosten en opbrengsten in de maand waar ze bij horen, ook als de factuur later komt.
• Een begroting of prognose om de cijfers tegen af te zetten.
• Een korte toelichting op de belangrijkste afwijkingen.

Afgrenzen: de sleutel tot betrouwbare cijfers

Maandcijfers zijn alleen bruikbaar als ze kloppen. Het belangrijkste punt is afgrenzing: zorg dat kosten en opbrengsten in de juiste maand staan. Een jaarlijkse verzekeringspremie hoort verdeeld over twaalf maanden, niet volledig in januari. Werk dat in maart is uitgevoerd maar in april wordt gefactureerd, hoort in maart. Zonder afgrenzing schommelen de cijfers en trek je de verkeerde conclusies.

Welke cijfers?

Begin met een beperkte set: omzet, brutomarge, de belangrijkste kosten, het resultaat en de liquiditeit. Zet ze af tegen de begroting en tegen dezelfde maand vorig jaar. Voeg daarna kengetallen toe die bij je bedrijf passen, zoals de productiviteit, de debiteurentermijn of de orderportefeuille. Liever een paar cijfers die je echt bekijkt dan een rapport van twintig pagina’s dat ongelezen blijft.

Het gesprek maakt het verschil

Cijfers alleen veranderen niets. De waarde zit in het gesprek erover: wat zien we, waarom wijkt het af, en wat gaan we doen? Plan daarom elke maand een vast moment om de cijfers te bespreken, met je adviseur of je managementteam. Leg de acties vast en kom er de maand erna op terug. Zo worden maandcijfers een stuurinstrument in plaats van een verplichting.

Wat het kost en oplevert

Maandcijfers vragen meer van je administratie dan alleen een jaar­rekening: vaker en sneller verwerken, en een maandelijkse afsluiting. Dankzij bankkoppelingen en automatische verwerking van facturen is dat veel eenvoudiger geworden. Bovendien wordt de jaar­rekening zelf sneller en goedkoper, omdat het jaar al per maand is afgesloten. De opbrengst zit in betere beslissingen, minder verrassingen en een sterkere positie bij de bank.

Een voorbeeld

Een groothandel kreeg zijn cijfers één keer per jaar, ruim na afloop van het boekjaar. Toen bleek dat de marge al maanden daalde door hogere inkoopprijzen die niet waren doorberekend. Het bedrijf stapte over op maandcijfers met een vaste afsluiting en een maandelijks gesprek. Een volgende prijsstijging bij een leverancier werd nu binnen een maand zichtbaar, en de verkoopprijzen werden direct aangepast. De marge bleef op peil.

Van maandcijfers naar prognose

Met maandcijfers ligt de volgende stap voor de hand: een prognose voor de rest van het jaar. Op basis van de realisatie tot nu toe en een paar onderbouwde aannames zie je waar je jaar uitkomt, en wat dat betekent voor je liquiditeit, je belasting en je investeringen. Zo kijk je niet alleen terug, maar ook vooruit. En kun je beslissingen nemen op basis van waar je naartoe gaat, in plaats van waar je vandaan komt.

Veelgemaakte fouten

Te veel cijfers, waardoor niemand ze meer leest. Geen afgrenzing, waardoor de cijfers elke maand schommelen. Geen begroting, waardoor je niet weet of een cijfer goed of slecht is. En geen gesprek, waardoor de cijfers in een map belanden. Wie deze vier fouten vermijdt, heeft aan maandcijfers een sterk stuurinstrument.

Begin klein: een eerste maandrapportage met vijf cijfers en een korte toelichting is genoeg. Na een paar maanden weet je welke cijfers je echt gebruikt, en kun je de rapportage daarop aanpassen.

Veelgestelde vragen