Wie moet deponeren?
De deponeringsplicht geldt voor rechtspersonen, zoals de bv en de nv, en voor sommige coöperaties en stichtingen die een onderneming drijven. Een eenmanszaak of vof hoeft geen jaarrekening te deponeren. Bij een holdingstructuur moet in principe elke bv afzonderlijk deponeren, tenzij gebruik wordt gemaakt van een vrijstelling voor groepsmaatschappijen.
Hoeveel moet openbaar?
Hoeveel je openbaar maakt, hangt af van de grootteklasse van de onderneming: micro, klein, middelgroot of groot. Die wordt bepaald aan de hand van drie criteria: de waarde van de activa, de netto-omzet en het gemiddelde aantal medewerkers. De grensbedragen worden periodiek aangepast en zijn in 2024 verhoogd, waardoor meer bedrijven in een lagere klasse vallen.
- Micro-ondernemingen hoeven alleen een zeer beknopte balans met een paar toelichtingen te deponeren.
- Kleine ondernemingen deponeren een beperkte balans en een beperkte toelichting. De winst-en-verliesrekening hoeft niet openbaar.
- Middelgrote ondernemingen deponeren meer, waaronder een beperkte winst-en-verliesrekening en een bestuursverslag.
- Grote ondernemingen deponeren de volledige jaarrekening met accountantsverklaring.
De termijnen
Na afloop van het boekjaar stelt het bestuur de jaarrekening op, waarna de aandeelhouders hem vaststellen. Voor beide stappen gelden wettelijke termijnen, die met een beperkte periode kunnen worden verlengd. Na vaststelling moet de jaarrekening binnen acht dagen worden gedeponeerd. Uiterlijk moet de jaarrekening twaalf maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd, ook als hij dan nog niet is vastgesteld. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is dat dus uiterlijk 31 december van het jaar daarna.
Digitaal deponeren
Voor de meeste bv’s is digitaal deponeren verplicht, via standaard bestandsformaten die boekhoudpakketten en administratiekantoren kunnen aanmaken. Het administratiekantoor verzorgt dat meestal als onderdeel van het opstellen van de jaarrekening. Controleer na het deponeren of de stukken goed zijn ontvangen.
Waarom op tijd deponeren belangrijk is
Te laat deponeren is een economisch delict en kan leiden tot een boete. Belangrijker nog: gaat de bv binnen drie jaar daarna failliet, dan wordt wettelijk aangenomen dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld, en dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is. Bestuurders kunnen dan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de schulden. Op tijd deponeren is dus ook een bescherming voor jezelf.
Wat zien anderen?
Banken, leveranciers en kredietbeoordelaars gebruiken gedeponeerde jaarrekeningen om de kredietwaardigheid van een bedrijf te beoordelen. Een beperkte balans laat onder meer het eigen vermogen en de verhouding tussen bezittingen en schulden zien. Een klein bedrijf met een negatief eigen vermogen kan daardoor bijvoorbeeld moeite krijgen met krediet bij leveranciers. Denk daarom ook na over wat de balans uitstraalt, en bespreek dat met je adviseur.
Een voorbeeld
Een groeiend technisch bedrijf deponeerde jarenlang als middelgrote onderneming, met een beperkte winst-en-verliesrekening die ook voor concurrenten zichtbaar was. Na de verhoging van de grensbedragen bleek het bedrijf in de categorie klein te vallen. Vanaf dat jaar hoefde alleen een beperkte balans en toelichting te worden gedeponeerd, en waren omzet en marge niet langer openbaar. Een korte check van de grootteklasse leverde dus direct meer privacy op.
Deponeren en je administratie
Deponeren gaat het makkelijkst als de administratie het hele jaar op orde is. Dan is de jaarrekening snel opgesteld, kunnen de aandeelhouders hem tijdig vaststellen en is deponeren een formaliteit. Wie de administratie pas na afloop van het jaar bijwerkt, loopt het risico dat de termijnen in het gedrang komen. Spreek daarom met je administratiekantoor een vaste planning af: wanneer zijn de cijfers compleet, wanneer is de jaarrekening klaar en wanneer wordt hij gedeponeerd.
Gebruik de jaarrekening daarnaast niet alleen als verplichting. Bespreek hem met je adviseur: wat zeggen de cijfers over je bedrijf, hoe ontwikkelen solvabiliteit en liquiditeit zich, en wat betekent dat voor de plannen voor het komende jaar? Zo wordt een wettelijke plicht ook een nuttig stuurmoment.
Twijfel je of je bedrijf in een lagere grootteklasse valt na de verhoging van de grensbedragen, laat het dan nagaan. Het kan het verschil maken tussen een volledige winst-en-verliesrekening en alleen een beperkte balans in de openbaarheid, en het scheelt vaak ook werk bij het opstellen van de publicatiestukken.
Twijfel je over je grootteklasse, de termijnen of wat je precies moet deponeren? Laat het jaarlijks samen met de jaarrekening toetsen. Dan weet je zeker dat je voldoet aan de regels, zonder meer openbaar te maken dan nodig is.
Veelgestelde vragen
Moet een eenmanszaak deponeren?
Nee. De deponeringsplicht geldt voor rechtspersonen zoals de bv en de nv.
Hoeveel moet een kleine bv openbaar maken?
Een beperkte balans en een beperkte toelichting. De winst-en-verliesrekening hoeft niet openbaar.
Wanneer moet ik uiterlijk deponeren?
Binnen acht dagen na vaststelling, en in ieder geval uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar.
Wat gebeurt er als ik te laat deponeer?
Het is een economisch delict en kan tot een boete leiden. Bij een faillissement binnen drie jaar kunnen bestuurders bovendien persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.
Hoe weet ik in welke grootteklasse mijn bedrijf valt?
Aan de hand van activa, omzet en aantal medewerkers. Laat dit jaarlijks toetsen, omdat grensbedragen veranderen.
Kan ik voorkomen dat concurrenten mijn cijfers zien?
Door gebruik te maken van de vrijstellingen voor je grootteklasse maak je niet meer openbaar dan nodig. Bij een kleine onderneming hoeft de winst-en-verliesrekening bijvoorbeeld niet openbaar.
