Waarom een kalender?
De meeste fiscale problemen bij ondernemers ontstaan niet door ingewikkelde constructies, maar door gewone vergissingen: een aangifte die te laat is, een betaling die wordt vergeten, of een administratie die niet op tijd bij is. Een vaste kalender helpt om dat te voorkomen. Hij geeft overzicht, maakt duidelijk wanneer welke stukken klaar moeten zijn en voorkomt dat je in een drukke periode iets mist.
De btw-aangifte
De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte. Sommige doen het per maand, bijvoorbeeld als ze vaak btw terugkrijgen, en kleine ondernemers soms per jaar. De aangifte en betaling moeten binnen een maand na het einde van het tijdvak binnen zijn. Wie een kwartaal afsluit op 31 maart, moet dus uiterlijk eind april aangeven en betalen. Lever je goederen of diensten aan zakelijke klanten in andere EU-landen, dan doe je daarnaast een opgaaf van die intracommunautaire prestaties.
De loonaangifte
Heb je personeel, dan doe je elke maand of elke vier weken loonaangifte. Daarin staan de lonen, de ingehouden loonheffing en de premies. Ook hier moeten aangifte en betaling op tijd binnen zijn. Omdat de loonaangifte zo vaak terugkomt, is het verstandig dit te automatiseren via je salarissoftware of uit te besteden.
Inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting
Heb je een eenmanszaak of vof, dan doe je jaarlijks aangifte inkomstenbelasting, in de regel vóór 1 mei. Met een bv doe je daarnaast aangifte vennootschapsbelasting, meestal binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. Voor beide aangiften kan uitstel worden aangevraagd; als je adviseur je aangifte verzorgt, gaat dat vaak via een uitstelregeling. Gedurende het jaar betaal je meestal al voorlopige aanslagen, in termijnen.
Voorlopige aanslagen
De Belastingdienst legt vaak een voorlopige aanslag op, gebaseerd op een schatting van je winst. Klopt die schatting niet meer, bijvoorbeeld omdat je winst veel hoger of lager uitvalt, laat de voorlopige aanslag dan aanpassen. Te weinig betalen kan leiden tot een flinke aanslag achteraf, met rente. Te veel betalen kost je liquiditeit die je beter in je bedrijf kunt gebruiken.
De jaarrekening
Heb je een bv, dan moet je jaarlijks een jaarrekening opstellen en deponeren bij de KvK. Ook daarvoor gelden termijnen. Plan de jaarrekening daarom tijdig in, samen met de aangifte vennootschapsbelasting, zodat beide op elkaar aansluiten.
Tips om niets te missen
- Zet alle aangifte- en betaaldata vast in je agenda, met een herinnering een week vooraf.
- Houd je administratie gedurende het tijdvak bij, zodat de aangifte geen haastklus wordt.
- Reserveer btw en loonheffing apart, bijvoorbeeld op een aparte rekening: het is geld van de Belastingdienst.
- Laat aangiften controleren door een tweede persoon of je adviseur.
- Controleer jaarlijks of je voorlopige aanslagen nog kloppen.
Wat als het toch misgaat?
Ontdek je een fout in een eerdere aangifte, corrigeer die dan zo snel mogelijk. Een tijdige correctie leidt meestal tot minder problemen dan een fout die later bij een controle wordt ontdekt. Kun je een betaling niet op tijd doen, neem dan contact op met de Belastingdienst over een betalingsregeling, en blijf je aangiften wel op tijd indienen. Bij een bv kan het belangrijk zijn betalingsonmacht tijdig te melden; laat je daarover adviseren.
Een kalender per rechtsvorm
Welke aangiften je moet doen, hangt sterk af van je rechtsvorm en situatie. Een zzp’er zonder personeel heeft vooral te maken met btw en inkomstenbelasting. Een bv met personeel heeft daarnaast loonaangiften, vennootschapsbelasting en de jaarrekening. En wie internationaal zaken doet, krijgt te maken met extra opgaven en soms met aangiften in het buitenland. Stel daarom samen met je adviseur een kalender op die past bij jouw situatie, en werk die bij als er iets verandert, bijvoorbeeld als je personeel aanneemt of een bv opricht.
Leg in die kalender niet alleen de wettelijke deadlines vast, maar ook je eigen interne momenten: wanneer moet de administratie bij zijn, wanneer stuur je stukken naar je adviseur en wanneer bespreek je de aangifte? Zo wordt elke aangifte een routineklus in plaats van een haastklus op het laatste moment.
Koppel de kalender ten slotte aan je liquiditeitsplanning. Btw-afdrachten, voorlopige aanslagen en loonheffingen zijn grote uitgaven die op vaste momenten terugkomen. Als je ze vooraf ziet aankomen, kom je niet voor verrassingen te staan op je bankrekening.
Wie zijn aangiften op deze manier vooruit plant en organiseert, merkt dat de fiscale verplichtingen veel minder stress geven. Ze komen niet meer als verrassing, de administratie is op tijd bij, en er blijft ruimte om samen met je adviseur te kijken naar fiscale kansen in plaats van alleen naar verplichtingen. Denk aan het benutten van investeringsaftrek, het tijdig aanpassen van voorlopige aanslagen of het slim timen van grote uitgaven rond de jaarwisseling.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik btw-aangifte doen?
De meeste ondernemers per kwartaal. Het kan ook per maand of, in bepaalde gevallen, per jaar. De aangifte moet binnen een maand na het einde van het tijdvak binnen zijn.
Wanneer moet de aangifte inkomstenbelasting binnen zijn?
In de regel vóór 1 mei. Via je adviseur of op verzoek kun je uitstel krijgen.
Wat als mijn voorlopige aanslag niet klopt?
Laat hem aanpassen. Te weinig betalen kan leiden tot een aanslag achteraf met rente; te veel betalen kost je liquiditeit.
Wat gebeurt er als ik te laat aangeef?
Dan kun je een boete krijgen, ook bij een kleine vergissing. Bij herhaling lopen de boetes op.
Moet ik btw apart zetten?
Het is verstandig. De btw die je ontvangt, moet je afdragen. Door die apart te zetten, voorkom je dat je hem uitgeeft en bij de aangifte krap komt te zitten.
