Samenwerken met leveranciers als strategische partners

Niet elke leverancier is even belangrijk

Begin met een indeling van je leveranciers. Voor kantoorartikelen of standaardproducten die je overal kunt kopen, is de prijs het belangrijkst. Maar voor leveranciers van kritische onderdelen, specialistische diensten of producten die moeilijk te vervangen zijn, ligt dat anders. Een probleem bij die leveranciers raakt direct je eigen levering aan klanten. Dat zijn je strategische leveranciers, en daar loont een goede relatie.

• Strategisch: kritisch voor je product of dienst, moeilijk te vervangen.
• Knelpunt: kleine inkoopwaarde, maar wel moeilijk te vervangen.
• Hefboom: grote inkoopwaarde, maar veel alternatieven.
• Routine: kleine waarde, veel alternatieven.

Wat een strategische relatie oplevert

Een leverancier die je goed kent, geeft je voorrang bij schaarste, waarschuwt tijdig bij prijsstijgingen of vertragingen, en denkt mee over verbeteringen. Samen kun je producten ontwikkelen, processen beter op elkaar afstemmen en kosten verlagen zonder op kwaliteit in te leveren. Die voordelen wegen vaak zwaarder dan een paar procent korting bij een andere leverancier.

Deel informatie

Een leverancier kan je beter helpen als hij weet wat er komt. Deel je verwachtingen en plannen: een verwachte groei, een nieuw product, een grote order die eraan komt. Met die informatie kan de leverancier zijn eigen planning en capaciteit afstemmen. Dat voorkomt verrassingen aan beide kanten, en maakt je een klant waar de leverancier graag extra moeite voor doet.

Regelmatig contact

Plan met je strategische leveranciers regelmatig een gesprek, bijvoorbeeld twee keer per jaar. Bespreek hoe de samen­werking loopt, wat er beter kan en wat er de komende periode op beide bedrijven afkomt. Bezoek elkaar af en toe: een rondleiding in elkaars bedrijf geeft vaak meer inzicht dan tientallen mails.

Afspraken vastleggen

Een goede relatie draait om vertrouwen, maar heldere afspraken horen erbij. Leg vast welke kwaliteit je verwacht, wat de levertijden zijn, hoe prijzen worden aangepast en wat er gebeurt bij problemen. Denk ook aan afspraken over geheimhouding als je informatie deelt, en over het eigendom van wat je samen ontwikkelt. Een raamovereenkomst geeft beide partijen zekerheid, en maakt bestellingen eenvoudiger.

Afhankelijkheid beheersen

Een nauwe samen­werking maakt je ook afhankelijker. Breng in kaart wat er gebeurt als een strategische leverancier uitvalt, bijvoorbeeld door een faillissement of een brand. Is er een alternatief, en hoe snel kun je overstappen? Soms is het verstandig een tweede leverancier achter de hand te houden, of een buffervoorraad aan te houden van kritische onderdelen. Zo combineer je de voordelen van een nauwe relatie met voldoende zekerheid.

Samen verbeteren

De meeste winst ontstaat als je samen gaat verbeteren. Kan de leverancier onderdelen anders aanleveren, zodat je minder bewerkingen hoeft te doen? Kunnen bestellingen en facturen automatisch tussen jullie systemen worden uitgewisseld? Is er een goedkoper of duurzamer alternatief voor een materiaal? Leveranciers hebben vaak ideeën, maar delen die alleen met klanten die openstaan voor samen­werking.

Een voorbeeld

Een machinebouwer had tijdens een periode van tekorten grote problemen met de levering van elektronische onderdelen. Bij één leverancier, waarmee al jaren een goede relatie bestond, kreeg het bedrijf voorrang en tijdig informatie over verwachte vertragingen. Bij andere leveranciers, waar alleen op prijs werd ingekocht, stond het achteraan in de rij. Het bedrijf deelde daarna zijn leveranciers in, bouwde met de strategische leveranciers een vaste relatie op en deelde voortaan zijn productieprognoses. Bij volgende tekorten kwam het er veel beter doorheen.

De rol van inkoop

In veel mkb-bedrijven is inkoop een taak die erbij wordt gedaan, en vooral draait om bestellen tegen een goede prijs. Bij strategische leveranciers verdient inkoop meer aandacht. Wijs per strategische leverancier een vast aanspreekpunt aan, dat de relatie onderhoudt, de prestaties volgt en kansen voor verbetering signaleert. Houd bij hoe leveranciers presteren op levertijd, kwaliteit en communicatie, en bespreek die cijfers in de periodieke gesprekken.

Kijk ook naar je eigen gedrag als klant. Betaal je op tijd, geef je tijdig je bestellingen door en wijzig je niet voortdurend je planning? Een leverancier geeft voorrang aan klanten die prettig en voorspelbaar zijn om voor te werken. Een goede relatie werkt twee kanten op.

Neem ten slotte duurzaamheid mee. Steeds meer klanten en financiers vragen naar de herkomst van materialen en de uitstoot in de keten. Leveranciers met wie je een goede relatie hebt, zijn eerder bereid die gegevens te delen en samen te werken aan verbeteringen.

Zo groeit een leveranciersrelatie van een transactie naar een partnerschap, waarin beide partijen er beter van worden: meer zekerheid voor jou, en een betrouwbare klant voor de leverancier.

Begin met een eenvoudige stap: maak een lijst van je tien belangrijkste leveranciers, bepaal welke daarvan strategisch zijn en plan met elk van hen een gesprek over de samen­werking. Vraag wat zij van jou nodig hebben om je beter te kunnen helpen, en vertel wat jij van hen verwacht. Dat ene gesprek levert vaak al concrete verbeteringen op.

Veelgestelde vragen