Btw-fouten die ondernemers vaak maken

Fout 1: facturen die niet aan de eisen voldoen

Om btw te mogen aftrekken, moet je een factuur hebben die aan de wettelijke eisen voldoet. Daarop moeten onder meer de naam en het adres van leverancier en afnemer staan, het btw-nummer van de leverancier, een uniek factuurnummer, de datum, een omschrijving van de levering, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Ontbreekt er iets, dan kan de Belastingdienst de aftrek weigeren. Controleer daarom vooral bij nieuwe leveranciers of hun facturen in orde zijn. Andersom geldt hetzelfde voor je eigen facturen.

Fout 2: btw aftrekken op kosten die niet aftrekbaar zijn

Niet alle btw mag je aftrekken. Btw op kosten die je privé gebruikt, mag je niet aftrekken, en voor sommige kosten gelden beperkingen, zoals voor relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven bepaalde grenzen. Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, dan mag je in de regel alleen het zakelijke deel aftrekken, of moet je achteraf corrigeren voor het privégebruik.

Fout 3: privégebruik van de auto vergeten

Heb je een auto van de zaak waarvan je de btw aftrekt, en gebruik je die ook privé, dan moet je aan het eind van het jaar btw betalen over dat privégebruik. Dat gebeurt in de laatste aangifte van het jaar, op basis van de werkelijke privékilometers of met een forfaitaire berekening. Dit wordt vaak vergeten, en is bij controles een veelvoorkomend punt. Ook woon-werkverkeer telt voor de btw als privégebruik.

Fout 4: verlegging over het hoofd zien

In een aantal situaties wordt de btw verlegd: niet de leverancier, maar de afnemer berekent en betaalt de btw. Dat geldt bijvoorbeeld bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen, bij inkoop van diensten uit het buitenland en in sommige sectoren, zoals bij onderaanneming in de bouw. Op de factuur staat dan geen btw, maar de vermelding dat de btw is verlegd. Wie dit niet herkent, rekent ten onrechte btw, of vergeet de verlegde btw in de eigen aangifte op te nemen.

Fout 5: het verkeerde tarief

Nederland kent een algemeen tarief, een verlaagd tarief en een nultarief, en sommige prestaties zijn vrijgesteld van btw. Welk tarief geldt, hangt af van wat je levert. De grens tussen tarieven is niet altijd duidelijk, bijvoorbeeld bij gecombineerde leveringen. Bovendien veranderen tarieven en categorieën regelmatig. Controleer bij nieuwe producten of diensten welk tarief van toepassing is.

Fout 6: de kleineondernemersregeling verkeerd toepassen

Met de kleineondernemersregeling hoeven ondernemers met een omzet onder een bepaalde grens geen btw te berekenen en geen aangifte te doen. Daar staat tegenover dat je ook geen btw kunt aftrekken. Wie de regeling gebruikt, moet in de gaten houden of de omzetgrens wordt overschreden, want dan vervalt de regeling vanaf dat moment. En wie veel investeert, kan beter af zijn zonder de regeling.

Een fout ontdekt? Corrigeer hem

Ontdek je dat je in een eerdere aangifte te weinig of te veel btw hebt aangegeven, corrigeer het dan zelf. Gaat het om een bedrag van duizend euro of minder, dan mag je de correctie in de eerstvolgende aangifte verwerken. Bij een hoger bedrag dien je een suppletie in. Wie een fout zelf tijdig corrigeert, voorkomt in de regel een boete. Wacht je tot de Belastingdienst de fout ontdekt, dan kan er een naheffing met boete volgen.

Voorkomen met een goede administratie

De meeste btw-fouten zijn te voorkomen met een goed ingerichte administratie: facturen die automatisch worden gecontroleerd, vaste btw-codes per soort kosten en een periodieke controle van de aangifte voordat die wordt ingediend. Een tweede paar ogen van een fiscalist bij afwijkende situaties, zoals buitenlandse transacties of grote investeringen, voorkomt dure vergissingen.

Let op bij buitenlandse transacties

Bij leveringen aan en inkopen uit het buitenland gelden eigen regels. Leveringen van goederen aan ondernemers in andere EU-landen zijn onder voorwaarden belast met het nultarief, maar dan moet je het btw-nummer van de afnemer controleren, bewijs van vervoer bewaren en de levering opnemen in de opgaaf intracommunautaire prestaties. Bij verkoop aan consumenten in andere EU-landen kan buitenlandse btw verschuldigd zijn. Laat bij internationale transacties vooraf meekijken.

Veelgestelde vragen